¿Qué es una acción preventiva?
Una acción preventiva es cualquier medida que se tome como un medio para abordar una falla o debilidad en un proceso antes de que tenga el efecto de dañar significativamente los resultados de ese proceso. Esta estrategia se puede utilizar en varios entornos y, por lo general, implica los esfuerzos de la administración para garantizar que una operación funcione con el mayor grado de eficiencia posible. Como herramienta proactiva, la acción preventiva buscará identificar posibles problemas antes de que surjan, implementar cambios que minimicen o eliminen el problema y permitan que la producción continúe sin ningún efecto negativo.
El origen de una acción preventiva puede provenir de cualquier cantidad de fuentes. Un equipo de gestión puede utilizar los datos recopilados en el proceso de producción e identificar algunos factores que deben abordarse para evitar un problema en desarrollo. A veces, los empleados que participan directamente en el proceso de producción pueden notar algo que tiene el potencial de afectar negativamente la operación y trabajar con un gerente para prevenir ese efecto adverso. Incluso los clientes a veces pueden hacer sugerencias que a su vez llevan al equipo de gestión a mirar más de cerca algún aspecto de un producto o la forma en que se fabrica, y desarrollar algún curso de acción que incorpore esas sugerencias de los clientes.
La acción preventiva puede ocurrir en cualquier tipo de entorno empresarial. Los elementos esenciales del proceso implican la identificación de algún factor que tiene el potencial de ralentizar la producción o disminuir la calidad de alguna manera. Una vez que se identifica la causa raíz del problema potencial, es posible comenzar una lluvia de ideas sobre posibles soluciones que eliminen el problema. Cada una de esas soluciones se ejecuta a través de un proceso de simulación para determinar si una o más crearían problemas adicionales si se implementan. Una vez que se identifica la mejor solución posible, se implementa y la operación puede continuar al mismo nivel o posiblemente incluso a un nivel superior de producción y eficiencia.
Las empresas de todos los tamaños pueden utilizar medidas preventivas para mejorar sus operaciones. En una oficina, tomar este tipo de acción correctiva puede ayudar a aumentar la productividad en términos de procesamiento de tareas administrativas diarias. Las plantas de fabricación pueden tomar medidas preventivas para minimizar el potencial de averías en los equipos o la contaminación de las materias primas utilizadas en la producción de bienes. Incluso un negocio en casa puede utilizar el concepto general de acción preventiva mediante el uso del proceso para identificar problemas que podrían descarrilar la productividad y afectar negativamente el flujo de ingresos, y desarrollar procesos que garanticen que los niveles de ingresos permanezcan dentro de los rangos aceptables.