Hva er en forebyggende handling?

En forebyggende handling er et hvilket som helst tiltak som tas som et middel for å løse en feil eller svakhet i en prosess før den får effekten til å skade resultatene av den prosessen. Denne strategien kan brukes i en rekke innstillinger og innebærer vanligvis ledelsens innsats for å sikre at en operasjon fungerer med den høyeste grad av effektivitet som mulig. Som et proaktivt verktøy vil forebyggende tiltak søke å identifisere potensielle problemer før de oppstår, implementere endringer som minimerer eller eliminerer problemet, og lar produksjonen fortsette uten skadelige effekter.

Opphavet til en forebyggende handling kan komme fra et antall kilder. Et lederteam kan bruke data samlet inn om produksjonsprosessen og identifisere en faktor som bør adresseres for å unngå et utviklingsproblem. Noen ganger kan ansatte som er direkte engasjert i produksjonsprosessen, merke noe som har potensial til å påvirke driften negativt og samarbeide med en leder for å forhindre at dette påvirker negativt. Til og med kunder kan noen ganger komme med forslag som igjen fører til at ledergruppen ser nærmere på et aspekt av et produkt eller måten produktet blir produsert på, og utvikler et handlingsforløp som inkluderer disse kundeforslagene.

Forebyggende tiltak kan forekomme i alle typer virksomhetsmiljøer. Det viktigste i prosessen innebærer identifisering av en eller annen faktor som kan potensielt redusere produksjonen eller redusere kvaliteten på noen måte. Når hovedårsaken til det potensielle problemet er identifisert, er det mulig å begynne å brainstorme mulige løsninger som vil eliminere problemet. Hver av disse løsningene kjøres deretter gjennom en simuleringsprosess for å avgjøre om en eller flere vil skape flere problemer hvis de blir implementert. Når den best mulige løsningen er identifisert, implementeres den og driften kan fortsette på samme eller muligens til og med et høyere nivå og effektivitet.

Bedrifter i alle størrelser kan bruke forebyggende tiltak for å forbedre driften. Å ta en slik korrigerende handling på et kontor kan bidra til å øke produktiviteten når det gjelder behandling av daglige administrative oppgaver. Produksjonsanlegg kan iverksette forebyggende tiltak for å minimere potensialet for nedbrytning av utstyr eller forurensning av råvarer som brukes i produksjon av varer. Selv en hjemmevirksomhet kan benytte seg av det generelle konseptet med forebyggende tiltak ved å bruke prosessen til å identifisere problemer som kan avspore produktiviteten og negativt påvirke inntektsstrømmen, og utvikle prosesser som sikrer at inntektsnivåene forblir innenfor akseptable områder.