Qu'est-ce qu'une action préventive?
Une action préventive est une mesure qui est prise comme un moyen de corriger une lacune ou une faiblesse d'un processus avant qu'elle n'ait pour effet de nuire de manière significative aux résultats de ce processus. Cette stratégie peut être utilisée dans un certain nombre de contextes et implique généralement les efforts de la direction pour assurer le fonctionnement d’une opération avec le plus haut degré d’efficacité possible. En tant qu'outil proactif, l'action préventive cherchera à identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent, à mettre en œuvre des changements qui minimisent ou éliminent le problème, et permettent à la production de continuer sans effets pervers.
L'origine d'une action préventive peut provenir de plusieurs sources. Une équipe de gestion peut utiliser les données collectées sur le processus de production et identifier un facteur à prendre en compte afin d’éviter un problème croissant. Parfois, les employés qui participent directement au processus de production peuvent remarquer quelque chose qui est susceptible d’avoir une incidence défavorable sur l’opération et travailler avec un responsable pour prévenir cet effet défavorable. Même les clients peuvent parfois faire des suggestions qui amènent l’équipe de direction à examiner de plus près certains aspects d’un produit ou la manière dont le produit est fabriqué, et à élaborer un plan d’action qui intègre ces suggestions.
Une action préventive peut avoir lieu dans tout type de contexte commercial. L'essentiel du processus implique l'identification d'un facteur susceptible de ralentir la production ou de diminuer la qualité d'une manière ou d'une autre. Une fois que la cause du problème potentiel est identifiée, il est possible de commencer à réfléchir aux solutions possibles pour éliminer le problème. Chacune de ces solutions est ensuite exécutée via un processus de simulation afin de déterminer si une ou plusieurs d'entre elles créeraient des problèmes supplémentaires si elles étaient implémentées. Une fois que la meilleure solution possible est identifiée, elle est mise en œuvre et l’opération peut continuer avec le même niveau de production et d’efficacité, voire plus.
Les entreprises de toutes tailles peuvent avoir recours à des mesures préventives pour améliorer leurs opérations. Dans un bureau, ce type d’action corrective peut contribuer à augmenter la productivité en termes de traitement des tâches administratives quotidiennes. Les usines de fabrication peuvent prendre des mesures préventives afin de minimiser les risques de pannes d'équipement ou de contamination des matières premières utilisées dans la production de biens. Même une entreprise à domicile peut utiliser le concept général d'action préventive en recourant au processus pour identifier les problèmes susceptibles de compromettre la productivité et nuire au flux de revenus, et en développant des processus garantissant que les niveaux de revenu restent dans des fourchettes acceptables.