¿Qué es un departamento de adquisiciones?
Un departamento de adquisiciones es responsable de administrar la actividad de compra para la organización. Hay dos tipos de departamentos de compra o adquisición: centralizados y descentralizados. En un modelo centralizado, todas las solicitudes de materiales o bienes están centrados en este departamento. En un modelo descentralizado, los departamentos individuales pueden procesar sus propias compras.
Independientemente del modelo organizacional utilizado, la actividad de adquisición está sujeta a más escrutinio y revisión que cualquier otro proceso. El uso de los recursos de la empresa para comprar bienes y servicios debe basarse en el cumplimiento de políticas y procedimientos específicos para reducir la posibilidad de fraude o robo. Por lo general, el tipo de actividad es monitoreado por el departamento de contabilidad y la auditoría interna.
En un departamento de adquisiciones, el director es responsable de la planificación estratégica, el desarrollo de políticas y la brindación de asesoramiento de adquisiciones a la alta gerencia. La mayoría de las organizaciones tienen oficiales de adquisición responsables de administrar la REbúsqueda del proceso de propuesta, licitación de ofertas y otros procesos relacionados. La posición más junior en un departamento de adquisiciones es el comprador. Un comprador es típicamente responsable de una mercancía o tipo de producto específico. Él o ella emite solicitudes de compra y pedidos a proveedores aprobados, según las necesidades internas.
El objetivo principal de un departamento de adquisiciones es administrar el proceso utilizado para la compra de bienes y servicios por parte de la organización. La planificación avanzada, la compra grupal y los precios negociados son todas las estrategias utilizadas para reducir los costos y aumentar la rentabilidad. En la mayoría de las organizaciones, la implementación de estrategias de adquisición se utiliza para reducir los costos generales y operativos sin comprometer el servicio a los clientes.
Para calificar para un puesto en un departamento de adquisiciones, la mayoría de las organizaciones requieren un diploma universitario mínimo en negocios, adquisiciones, administración de empresasción, o un campo relacionado. Para convertirse en un oficial de compras, gerente o director, a menudo es necesario un título universitario o certificación profesional. Estos puestos tienen un mayor grado de responsabilidad, y muchas empresas requieren más educación.
El aumento del uso de la tecnología en los negocios ha resultado en el desarrollo y la adopción de la adquisición electrónica, o la supercurrencia. Usando Internet, las empresas pueden comprar productos de los sitios web de proveedores, enviar el pedido electrónicamente y recibir las facturas electrónicamente. Este proceso reduce las ineficiencias, disminuye los costos tanto para el proveedor como para el cliente, y se está volviendo cada vez más popular. En muchas empresas, la transición a la adquisición electrónica es lenta, debido a la complejidad de la tecnología y el cambio completo en el proceso comercial requerido. Sin embargo, se espera que esta área de adquisición crezca, debido a los posibles ahorros de costos y una mayor eficiencia.