¿Qué es un departamento de compras?
Un departamento de adquisiciones es responsable de administrar la actividad de compras de la organización. Hay dos tipos de departamentos de compras o adquisiciones: centralizados y descentralizados. En un modelo centralizado, todas las solicitudes de materiales o bienes son centrales para este departamento. En un modelo descentralizado, los departamentos individuales pueden procesar sus propias compras.
Independientemente del modelo organizativo utilizado, la actividad de adquisición está sujeta a un mayor escrutinio y revisión que cualquier otro proceso. El uso de los recursos de la compañía para comprar bienes y servicios debe basarse en el cumplimiento de políticas y procedimientos específicos para reducir la posibilidad de fraude o robo. Por lo general, el tipo de actividad es monitoreado por el departamento de contabilidad y la auditoría interna.
En un departamento de adquisiciones, el director es responsable de la planificación estratégica, el desarrollo de políticas y de proporcionar asesoramiento de adquisiciones a la alta gerencia. La mayoría de las organizaciones tienen oficiales de adquisiciones responsables de gestionar la solicitud del proceso de propuesta, licitación y otros procesos relacionados. El puesto más junior en un departamento de compras es el comprador. Un comprador generalmente es responsable de un producto o tipo de producto específico. Él o ella emite solicitudes de pedido y pedidos a proveedores aprobados, en función de las necesidades internas.
El objetivo principal de un departamento de adquisiciones es gestionar el proceso utilizado por la organización para la compra de bienes y servicios. La planificación avanzada, las compras grupales y los precios negociados son estrategias utilizadas para reducir costos y aumentar la rentabilidad. En la mayoría de las organizaciones, la implementación de estrategias de adquisición se utiliza para reducir los costos generales y operativos sin comprometer el servicio a los clientes.
Para calificar para un puesto en un departamento de adquisiciones, la mayoría de las organizaciones requieren un diploma universitario mínimo en negocios, adquisiciones, administración de empresas o un campo relacionado. Para convertirse en un oficial de compras, gerente o director, a menudo es necesario un título universitario o certificación profesional. Estos puestos tienen un mayor grado de responsabilidad, y muchas empresas requieren más educación.
El aumento en el uso de la tecnología en los negocios ha resultado en el desarrollo y la adopción de adquisiciones electrónicas, o adquisiciones electrónicas. Mediante Internet, las empresas pueden comprar productos de los sitios web de los proveedores, enviar el pedido electrónicamente y recibir las facturas electrónicamente. Este proceso reduce las ineficiencias, disminuye los costos tanto para el proveedor como para el cliente, y se está volviendo cada vez más popular. En muchas empresas, la transición a la adquisición electrónica es lenta, debido a la complejidad de la tecnología y al cambio completo en el proceso comercial requerido. Sin embargo, se espera que esta área de adquisición crezca, debido al ahorro potencial de costos y al aumento de la eficiencia.