Che cos'è un dipartimento acquisti?
Un dipartimento acquisti è responsabile della gestione dell'attività di acquisto per l'organizzazione. Esistono due tipi di dipartimenti acquisti o acquisti: centralizzato e decentralizzato. In un modello centralizzato, tutte le richieste di materiali o merci sono al centro di questo dipartimento. In un modello decentralizzato, i singoli dipartimenti possono elaborare i propri acquisti.
Indipendentemente dal modello organizzativo utilizzato, l'attività di approvvigionamento è soggetta a più controllo e revisione rispetto a qualsiasi altro processo. L'uso delle risorse aziendali per l'acquisto di beni e servizi deve essere basato sull'adesione a politiche e procedure specifiche per ridurre il rischio di frode o furto. In genere, il tipo di attività è monitorato dal dipartimento contabilità e audit interno.
In un dipartimento di approvvigionamento, il direttore è responsabile della pianificazione strategica, dello sviluppo delle politiche e della fornitura di consulenza in materia di approvvigionamento al senior management. La maggior parte delle organizzazioni ha responsabili degli appalti responsabili della gestione della richiesta di processo di proposta, di gara d'appalto e di altri processi correlati. La posizione più junior in un reparto acquisti è l'acquirente. Un acquirente è in genere responsabile di un prodotto o tipo di prodotto specifico. Emette richieste di acquisto e ordini a fornitori approvati, in base alle esigenze interne.
Lo scopo principale di un dipartimento acquisti è gestire il processo utilizzato per l'acquisto di beni e servizi da parte dell'organizzazione. Pianificazione avanzata, acquisti di gruppo e prezzi negoziati sono tutte strategie utilizzate per ridurre i costi e aumentare la redditività. Nella maggior parte delle organizzazioni, l'implementazione delle strategie di approvvigionamento viene utilizzata per ridurre i costi generali e operativi senza compromettere il servizio ai clienti.
Per qualificarsi per una posizione in un dipartimento di approvvigionamento, la maggior parte delle organizzazioni richiede un diploma universitario minimo in affari, approvvigionamento, amministrazione aziendale o un campo relativo. Per diventare un responsabile degli acquisti, un manager o un direttore, è spesso necessario un diploma universitario o una certificazione professionale. Queste posizioni hanno un maggior grado di responsabilità e quindi molte aziende richiedono più istruzione.
Il maggiore utilizzo della tecnologia negli affari ha portato allo sviluppo e all'adozione di appalti elettronici o eprocurement. Utilizzando Internet, le aziende possono acquistare prodotti dai siti Web dei fornitori, inviare l'ordine elettronicamente e ricevere le fatture elettronicamente. Questo processo riduce le inefficienze, riduce i costi sia per il fornitore che per il cliente e sta diventando sempre più popolare. In molte aziende, il passaggio agli acquisti elettronici è lento, a causa della complessità della tecnologia e del completo cambiamento nei processi aziendali richiesti. Tuttavia, si prevede che quest'area di approvvigionamento cresca, a causa dei potenziali risparmi sui costi e della maggiore efficienza.