Hva er en anskaffelsesavdeling?

En innkjøpsavdeling er ansvarlig for å styre innkjøpsaktiviteten for organisasjonen. Det er to typer innkjøps- eller anskaffelsesavdelinger: sentraliserte og desentraliserte. I en sentralisert modell er alle forespørsler om materialer eller varer sentralt for denne avdelingen. I en desentralisert modell kan enkeltavdelinger behandle egne kjøp.

Uavhengig av hvilken organisasjonsmodell som brukes, er anskaffelsesaktivitet gjenstand for mer gjennomgang og gjennomgang enn noen annen prosess. Bruken av selskapets ressurser til å kjøpe varer og tjenester må være basert på overholdelse av spesifikke retningslinjer og prosedyrer for å redusere sjansen for svindel eller tyveri. Typisk overvåkes typen aktivitet av regnskapsavdelingen og internrevisjonen.

I en anskaffelsesavdeling er direktøren ansvarlig for strategisk planlegging, politikkutvikling og å gi anskaffelsesråd til toppledelsen. De fleste organisasjoner har anskaffelsesansvarlige som er ansvarlige for å håndtere forespørselen om forslag, en anbudsanbud og andre relaterte prosesser. Den mest juniorstillingen i en anskaffelsesavdeling er kjøper. En kjøper er vanligvis ansvarlig for en bestemt vare eller produkttype. Han eller hun gir ut innkjøpsrekvisisjoner og ordrer til godkjente leverandører, basert på interne behov.

Hovedformålet med en anskaffelsesavdeling er å styre prosessen som brukes for kjøp av varer og tjenester av organisasjonen. Avansert planlegging, gruppekjøp og forhandlet pris er alle strategier som brukes for å redusere kostnader og øke lønnsomheten. I de fleste organisasjoner brukes implementeringen av anskaffelsesstrategier for å redusere kostnader og driftskostnader uten at det går ut over service til kundene.

For å kvalifisere seg til en stilling i en anskaffelsesavdeling, krever de fleste organisasjoner et minimum vitnemål i virksomhet, anskaffelse, forretningsadministrasjon eller et beslektet felt. For å bli innkjøpsoffiser, leder eller direktør, er det ofte nødvendig med universitetsgrad eller faglig sertifisering. Disse stillingene har større grad av ansvar, og så mange bedrifter krever mer utdanning.

Den økte bruken av teknologi i virksomheten har resultert i utvikling og vedtak av elektroniske anskaffelser, eller innkjøp. Ved hjelp av Internett kan selskaper kjøpe produkter fra leverandørenes nettsteder, sende inn ordren elektronisk og motta fakturaene elektronisk. Denne prosessen reduserer ineffektivitet, reduserer kostnadene for både leverandøren og kunden og blir stadig mer populær. I mange firmaer er overgangen til elektronisk anskaffelse treg, på grunn av teknologiens kompleksitet og den komplette endringen i forretningsprosessen som kreves. Imidlertid forventes dette anskaffelsesområdet å vokse, på grunn av potensielle kostnadsbesparelser og økt effektivitet.