Hvad er en indkøbsafdeling?
En indkøbsafdeling er ansvarlig for at styre købsaktiviteten for organisationen. Der er to typer indkøbs- eller indkøbsafdelinger: centraliseret og decentraliseret. I en centraliseret model er alle anmodninger om materialer eller varer centrum for denne afdeling. I en decentral model kan individuelle afdelinger behandle deres egne køb.
Uanset den anvendte organisatoriske model er indkøbsaktivitet underlagt mere kontrol og gennemgang end nogen anden proces. Brugen af virksomhedsressourcer til at købe varer og tjenester skal være baseret på overholdelse af specifikke politikker og procedurer for at reducere chancen for svig eller tyveri. Typisk overvåges aktivitetstypen af regnskabsafdelingen og intern revision.
I en indkøbsafdeling er direktøren ansvarlig for strategisk planlægning, politikudvikling og levering af indkøbsrådgivning til den øverste ledelse. De fleste organisationer har indkøbsofficerer, der er ansvarlige for at styre REQuest for forslagsproces, bududbud og andre relaterede processer. Den mest juniorposition i en indkøbsafdeling er køber. En køber er typisk ansvarlig for en bestemt vare eller produkttype. Han eller hun udsteder købsrekvisitioner og ordrer til godkendte leverandører baseret på interne behov.
Hovedformålet med en indkøbsafdeling er at styre den proces, der bruges til køb af varer og tjenester fra organisationen. Avanceret planlægning, gruppekøb og forhandlet prisfastsættelse er alle strategier, der bruges til at reducere omkostningerne og øge rentabiliteten. I de fleste organisationer bruges implementeringen af indkøbsstrategier til at reducere omkostninger og driftsomkostninger uden at gå på kompromis med service til kunderne.
For at kvalificere sig til en stilling i en indkøbsafdeling kræver de fleste organisationer et minimumsskoleeksamen i erhvervslivet, indkøb, forretningsadministration eller et beslægtet felt. For at blive en indkøbsofficer, manager eller direktør, er en universitetsgrad eller professionel certificering ofte nødvendig. Disse positioner har en større grad af ansvar, og så mange virksomheder kræver mere uddannelse.
Den øgede brugte teknologi i erhvervslivet har resulteret i udvikling og vedtagelse af elektronisk indkøb eller eprocurering. Ved hjælp af internettet kan virksomheder købe produkter fra leverandørernes websteder, indsende ordren elektronisk og modtage fakturaerne elektronisk. Denne proces reducerer ineffektivitet, reducerer omkostningerne for både leverandøren og kunden og bliver stadig mere populær. I mange virksomheder er overgangen til elektronisk indkøb langsom på grund af teknologiens kompleksitet og den komplette ændring i forretningsprocessen, der kræves. Imidlertid forventes dette område med indkøb at vokse på grund af de potentielle omkostningsbesparelser og øget effektivitet.