Hvad er en indkøbsafdeling?
En indkøbsafdeling er ansvarlig for at styre indkøbsaktiviteten for organisationen. Der er to typer indkøbs- eller indkøbsafdelinger: centraliseret og decentraliseret. I en centraliseret model er alle anmodninger om materialer eller varer centrum for denne afdeling. I en decentral model kan individuelle afdelinger behandle deres egne køb.
Uanset den anvendte organisationsmodel er indkøbsaktivitet underlagt mere kontrol og gennemgang end nogen anden proces. Brug af virksomhedsressourcer til at købe varer og tjenester skal være baseret på overholdelse af specifikke politikker og procedurer for at mindske risikoen for svig eller tyveri. Typisk overvåges aktiviteten af regnskabsafdelingen og intern revision.
I en indkøbsafdeling er direktøren ansvarlig for strategisk planlægning, politikudvikling og yder indkøbsrådgivning til den øverste ledelse. De fleste organisationer har indkøbsmedarbejdere, der er ansvarlige for at styre anmodningen om forslagsproces, bududbud og andre relaterede processer. Den mest juniorstilling i en indkøbsafdeling er køber. En køber er typisk ansvarlig for en bestemt vare eller produkttype. Han eller hun udsteder indkøbsrekvisitioner og ordrer til godkendte leverandører, baseret på interne behov.
Hovedformålet med en indkøbsafdeling er at styre den proces, der bruges til køb af varer og tjenester af organisationen. Avanceret planlægning, gruppekøb og forhandlet pris er alle strategier, der bruges til at reducere omkostninger og øge rentabiliteten. I de fleste organisationer bruges implementeringen af indkøbsstrategier til at reducere omkostninger og driftsomkostninger uden at gå på kompromis med service til kunderne.
For at kvalificere sig til en stilling i en indkøbsafdeling kræver de fleste organisationer et minimum collegeeksamen i erhverv, indkøb, forretningsadministration eller et beslægtet felt. For at blive indkøbschef, manager eller direktør er det ofte nødvendigt med en universitetsgrad eller faglig certificering. Disse positioner har en større grad af ansvar, og derfor kræver mange virksomheder mere uddannelse.
Den øgede brug af teknologi inden for erhvervslivet har resulteret i udvikling og vedtagelse af elektroniske indkøb eller eprocurement. Ved hjælp af Internettet kan virksomheder købe produkter fra leverandørernes websteder, indsende ordren elektronisk og modtage fakturaerne elektronisk. Denne proces reducerer ineffektivitet, reducerer omkostningerne for både leverandøren og kunden og bliver stadig mere populær. I mange virksomheder går overgangen til elektronisk indkøb langsomt på grund af teknologiens kompleksitet og den komplette ændring i forretningsprocessen, der kræves. Imidlertid forventes dette område med indkøb at vokse på grund af de potentielle omkostningsbesparelser og øget effektivitet.