Vad är en upphandlingsavdelning?

En upphandlingsavdelning ansvarar för att hantera inköpsaktiviteten för organisationen. Det finns två typer av inköp- eller upphandlingsavdelningar: centraliserade och decentraliserade. I en centraliserad modell är alla förfrågningar om material eller varor centrerade för denna avdelning. I en decentraliserad modell kan enskilda avdelningar behandla sina egna inköp.

Oavsett vilken organisationsmodell som används är upphandlingsaktiviteter mer granskade och granskade än någon annan process. Användningen av företagets resurser för att köpa varor och tjänster måste baseras på att man följer specifika policyer och förfaranden för att minska risken för bedrägeri eller stöld. Vanligtvis övervakas typen av verksamhet av redovisningsavdelningen och internrevisionen.

I en upphandlingsavdelning är direktören ansvarig för strategisk planering, policyutveckling och tillhandahållande av upphandlingsråd till ledningen. De flesta organisationer har upphandlingsansvariga som ansvarar för att hantera begäran om förslagsprocess, anbudsinfordran och andra relaterade processer. Den mest juniorläget i en upphandlingsavdelning är köpare. En köpare är vanligtvis ansvarig för en viss vara eller produkttyp. Han eller hon utfärdar inköpskrav och beställningar till godkända leverantörer baserat på interna behov.

Huvudsyftet med en upphandlingsavdelning är att hantera den process som används för att köpa varor och tjänster av organisationen. Avancerad planering, gruppköp och förhandlade priser är alla strategier som används för att minska kostnaderna och öka lönsamheten. I de flesta organisationer används implementeringen av upphandlingsstrategier för att minska omkostnader och driftskostnader utan att kompromissa med servicen till kunderna.

För att kvalificera sig för en tjänst i en upphandlingsavdelning, kräver de flesta organisationer ett lägsta examensbevis i företag, upphandling, företagsadministration eller ett relaterat område. För att bli inköpschef, chef eller direktör krävs ofta en universitetsgrad eller yrkescertifiering. Dessa positioner har en större grad av ansvar, och så många företag behöver mer utbildning.

Den ökade användningen av teknik i affärer har resulterat i utveckling och antagande av elektronisk upphandling eller eprocurement. Med Internet kan företag köpa produkter från leverantörens webbplatser, skicka in beställningen elektroniskt och ta emot fakturorna elektroniskt. Denna process minskar ineffektiviteten, minskar kostnaderna för både leverantören och kunden och blir allt populärare. I många företag går övergången till elektronisk upphandling långsamt på grund av teknikens komplexitet och den kompletta förändringen i affärsprocessen som krävs. Emellertid förväntas detta upphandlingsområde växa på grund av potentiella kostnadsbesparingar och ökad effektivitet.