Vad är en upphandlingsavdelning?

En upphandlingsavdelning ansvarar för att hantera inköpsaktiviteten för organisationen. Det finns två typer av inköps- eller upphandlingsavdelningar: centraliserade och decentraliserade. I en centraliserad modell är alla förfrågningar om material eller varor centrum för denna avdelning. I en decentraliserad modell kan enskilda avdelningar behandla sina egna inköp.

Oavsett den organisatoriska modellen som används, är upphandlingsaktiviteten föremål för mer granskning och granskning än någon annan process. Användningen av företagets resurser för att köpa varor och tjänster måste baseras på anslutning till specifika policyer och förfaranden för att minska risken för bedrägeri eller stöld. Vanligtvis övervakas typen av aktivitet av redovisningsavdelningen och internrevisionen.

I en upphandlingsavdelning är direktören ansvarig för strategisk planering, politisk utveckling och tillhandahåller upphandlingsråd till ledningen. De flesta organisationer har upphandlingstjänstemän som ansvarar för att hantera RESträvan efter förslagsprocess, anbud och andra relaterade processer. Den mest juniorpositionen i en upphandlingsavdelning är köparen. En köpare är vanligtvis ansvarig för en specifik vara eller produkttyp. Han eller hon utfärdar inköpsrekvisitioner och beställningar till godkända leverantörer, baserat på interna behov.

Huvudsyftet med en upphandlingsavdelning är att hantera den process som används för köp av varor och tjänster av organisationen. Avancerad planering, gruppköp och förhandlade prissättning är alla strategier som används för att minska kostnaderna och öka lönsamheten. I de flesta organisationer används implementeringen av upphandlingsstrategier för att minska omkostnader och driftskostnader utan att kompromissa med tjänsten till kunderna.

För att kvalificera sig för en position i en upphandlingsavdelning kräver de flesta organisationer ett lägsta högskolediplom i affärer, upphandling, affärsadministrationeller ett relaterat fält. För att bli en inköpsansvarig, chef eller direktör är ofta en universitetsexamen eller professionell certifiering nödvändig. Dessa positioner har en större grad av ansvar, och så många företag kräver mer utbildning.

Den ökade tekniken som används i företag har resulterat i utveckling och antagande av elektronisk upphandling eller eProcurement. Med hjälp av Internet kan företag köpa produkter från leverantörernas webbplatser, skicka in beställningen elektroniskt och ta emot fakturorna elektroniskt. Denna process minskar ineffektiviteten, minskar kostnaderna för både leverantören och kunden och blir allt populärare. I många företag är övergången till elektronisk upphandling långsam på grund av komplexiteten i tekniken och den fullständiga förändringen i affärsprocessen som krävs. Emellertid förväntas detta område med upphandling växa på grund av de potentiella kostnadsbesparingarna och ökad effektivitet.