Co to jest dział zaopatrzenia?
Dział zakupów odpowiada za zarządzanie działaniami zakupowymi w organizacji. Istnieją dwa rodzaje działów zakupów lub zakupów: scentralizowane i zdecentralizowane. W modelu scentralizowanym wszystkie zamówienia na materiały lub towary są w centrum tego działu. W modelu zdecentralizowanym poszczególne działy mogą przetwarzać własne zakupy.
Niezależnie od zastosowanego modelu organizacyjnego, działania związane z zakupami podlegają większej kontroli i przeglądowi niż jakikolwiek inny proces. Wykorzystanie zasobów firmy do zakupu towarów i usług musi opierać się na przestrzeganiu określonych zasad i procedur w celu zmniejszenia ryzyka oszustwa lub kradzieży. Zazwyczaj rodzaj działalności jest monitorowany przez dział księgowości i audyt wewnętrzny.
W dziale zakupów dyrektor odpowiada za planowanie strategiczne, opracowywanie polityk i doradztwo w zakresie zakupów dla wyższej kadry kierowniczej. Większość organizacji ma urzędników odpowiedzialnych za zamówienia odpowiedzialnych za zarządzanie procesem składania wniosków, przetargami i innymi powiązanymi procesami. Najbardziej młodszą pozycją w dziale zaopatrzenia jest kupujący. Kupujący jest zazwyczaj odpowiedzialny za konkretny towar lub rodzaj produktu. Wystawia zapotrzebowania na zakup i zamówienia zatwierdzonym dostawcom, w zależności od potrzeb wewnętrznych.
Głównym celem działu zaopatrzenia jest zarządzanie procesem wykorzystywanym przy zakupie towarów i usług przez organizację. Zaawansowane planowanie, zakupy grupowe i negocjowane ceny to wszystkie strategie stosowane w celu zmniejszenia kosztów i zwiększenia rentowności. W większości organizacji wdrożenie strategii zaopatrzenia jest stosowane w celu zmniejszenia kosztów ogólnych i operacyjnych bez uszczerbku dla obsługi klientów.
Aby zakwalifikować się na stanowisko w dziale zaopatrzenia, większość organizacji wymaga co najmniej dyplomu ukończenia studiów wyższych w dziedzinie biznesu, zamówień, administracji biznesowej lub pokrewnej dziedziny. Aby zostać oficerem, kierownikiem lub dyrektorem ds. Zakupów, często konieczne jest wykształcenie wyższe lub certyfikacja zawodowa. Te stanowiska mają większy zakres odpowiedzialności, a więc wiele firm wymaga większego wykształcenia.
Coraz częstsze stosowanie technologii w biznesie zaowocowało opracowaniem i przyjęciem elektronicznych zamówień lub e-zamówień. Korzystając z Internetu, firmy mogą kupować produkty ze stron internetowych dostawców, składać zamówienia drogą elektroniczną i otrzymywać faktury drogą elektroniczną. Proces ten zmniejsza nieefektywność, zmniejsza koszty zarówno dla dostawcy, jak i klienta, i staje się coraz bardziej popularny. W wielu firmach przejście na elektroniczne zamówienia publiczne jest powolne, ze względu na złożoność technologii i wymaganą całkowitą zmianę procesu biznesowego. Oczekuje się jednak, że ten obszar zamówień będzie się powiększał ze względu na potencjalne oszczędności kosztów i zwiększoną wydajność.