Qu'est-ce qu'un service des achats?
Un service des achats est responsable de la gestion des achats de l'organisation. Il existe deux types de départements achats ou achats: centralisé et décentralisé. Dans un modèle centralisé, toutes les demandes de matériaux ou de biens sont au centre de ce service. Dans un modèle décentralisé, chaque service peut traiter ses propres achats.
Quel que soit le modèle organisationnel utilisé, l'activité d'approvisionnement fait l'objet de plus de minutie que tout autre processus. L'utilisation des ressources de l'entreprise pour l'achat de biens et de services doit être fondée sur le respect de règles et procédures spécifiques en vue de réduire les risques de fraude ou de vol. En règle générale, le type d’activité est contrôlé par le service de la comptabilité et l’audit interne.
Dans un service des achats, le directeur est responsable de la planification stratégique, de l'élaboration des politiques et de la fourniture de conseils en matière d'approvisionnement aux cadres supérieurs. La plupart des organisations ont des responsables des achats responsables de la gestion du processus de demande de proposition, de l'appel d'offres et d'autres processus connexes. Le poste le plus subalterne dans un service des achats est celui d'acheteur. Un acheteur est généralement responsable d'un produit ou d'un type de produit spécifique. Il émet des demandes d’achat et des commandes à des fournisseurs approuvés, en fonction des besoins internes.
L'objectif principal d'un service des achats est de gérer le processus utilisé par l'entreprise pour l'achat de biens et de services. La planification avancée, les achats groupés et les prix négociés sont autant de stratégies utilisées pour réduire les coûts et augmenter la rentabilité. Dans la plupart des organisations, la mise en œuvre de stratégies d'approvisionnement est utilisée pour réduire les frais généraux et les coûts opérationnels sans compromettre le service fourni aux clients.
Afin de pouvoir occuper un poste dans un service des achats, la plupart des entreprises exigent un diplôme collégial minimum en commerce, achats, administration des affaires ou dans un domaine connexe. Pour devenir responsable des achats, directeur ou directeur des achats, un diplôme universitaire ou une certification professionnelle est souvent nécessaire. Ces postes ont un plus grand degré de responsabilité et de nombreuses entreprises ont donc besoin de plus d’éducation.
L’utilisation accrue de la technologie dans les entreprises a abouti à la mise au point et à l’adoption de la passation électronique des marchés publics. En utilisant Internet, les entreprises peuvent acheter des produits sur les sites Web des fournisseurs, soumettre la commande par voie électronique et recevoir les factures par voie électronique. Ce processus réduit les inefficiences, les coûts pour le fournisseur et le client, et devient de plus en plus populaire. Dans de nombreuses entreprises, la transition vers les achats électroniques est lente en raison de la complexité de la technologie et du changement complet des processus opérationnels requis. Toutefois, ce secteur d’achat devrait croître en raison des économies de coûts potentielles et de l’efficacité accrue.