Wat is een inkoopafdeling?

Een inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de inkoopactiviteit voor de organisatie. Er zijn twee soorten inkoop- of inkoopafdelingen: gecentraliseerd en gedecentraliseerd. In een gecentraliseerd model staan ​​alle aanvragen voor materialen of goederen centraal in deze afdeling. In een gedecentraliseerd model kunnen afzonderlijke afdelingen hun eigen aankopen verwerken.

Ongeacht het gebruikte organisatiemodel worden inkoopactiviteiten onderworpen aan meer controle en beoordeling dan enig ander proces. Het gebruik van bedrijfsmiddelen om goederen en diensten te kopen, moet gebaseerd zijn op naleving van specifiek beleid en procedures om de kans op fraude of diefstal te verminderen. Doorgaans wordt het type activiteit gecontroleerd door de boekhoudafdeling en de interne audit.

Op een inkoopafdeling is de directeur verantwoordelijk voor strategische planning, beleidsontwikkeling en het verstrekken van inkoopadvies aan het senior management. De meeste organisaties hebben inkoopfunctionarissen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het aanvraagproces, het aanbesteden van biedingen en andere gerelateerde processen. De meest junior functie op een inkoopafdeling is koper. Een koper is meestal verantwoordelijk voor een specifiek artikel of producttype. Hij of zij geeft inkoopaanvragen en bestellingen af ​​aan goedgekeurde leveranciers, op basis van interne behoeften.

Het hoofddoel van een inkoopafdeling is het beheer van het proces dat wordt gebruikt voor de aankoop van goederen en diensten door de organisatie. Geavanceerde planning, groepsaankopen en onderhandelde prijzen zijn allemaal strategieën die worden gebruikt om kosten te verlagen en de winstgevendheid te vergroten. In de meeste organisaties wordt de implementatie van inkoopstrategieën gebruikt om overhead- en operationele kosten te verlagen zonder in te boeten aan service aan klanten.

Om in aanmerking te komen voor een functie op een inkoopafdeling, hebben de meeste organisaties een minimaal hbo-diploma nodig in het bedrijfsleven, inkoop, bedrijfskunde of een gerelateerd veld. Om inkoopmanager, manager of directeur te worden, is een universitaire opleiding of professionele certificering vaak nodig. Deze posities hebben een grotere mate van verantwoordelijkheid en zoveel bedrijven hebben meer onderwijs nodig.

Het toegenomen gebruik van technologie in het bedrijfsleven heeft geleid tot de ontwikkeling en toepassing van elektronische inkoop of e-inkoop. Via internet kunnen bedrijven producten kopen van websites van leveranciers, de bestelling elektronisch indienen en de facturen elektronisch ontvangen. Dit proces vermindert inefficiënties, verlaagt de kosten voor zowel de leverancier als de klant en wordt steeds populairder. In veel bedrijven verloopt de overgang naar elektronische aanbesteding traag vanwege de complexiteit van de technologie en de volledige verandering in het bedrijfsproces. Verwacht wordt echter dat dit inkoopgebied zal groeien vanwege de potentiële kostenbesparingen en verhoogde efficiëntie.