Was ist eine Einkaufsabteilung?
Eine Beschaffungsabteilung ist für die Verwaltung der Einkaufsaktivitäten der Organisation verantwortlich. Es gibt zwei Arten von Einkaufs- oder Beschaffungsabteilungen: zentral und dezentral. In einem zentralisierten Modell stehen alle Material- oder Warenanforderungen im Mittelpunkt dieser Abteilung. In einem dezentralen Modell können einzelne Abteilungen ihre eigenen Einkäufe bearbeiten.
Unabhängig vom verwendeten Organisationsmodell wird die Beschaffungsaktivität einer genaueren Prüfung und Überprüfung unterzogen als jeder andere Prozess. Der Einsatz von Unternehmensressourcen für den Kauf von Waren und Dienstleistungen muss auf der Einhaltung spezifischer Richtlinien und Verfahren zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit von Betrug oder Diebstahl beruhen. In der Regel wird die Art der Aktivität von der Buchhaltung und der internen Revision überwacht.
In einer Beschaffungsabteilung ist der Direktor für die strategische Planung, die Richtlinienentwicklung und die Beschaffungsberatung der Geschäftsleitung verantwortlich. Die meisten Organisationen haben Beschaffungsbeauftragte, die für die Verwaltung des Angebotsanforderungsprozesses, der Ausschreibung und anderer damit zusammenhängender Prozesse verantwortlich sind. Die nachrangigste Position in einer Einkaufsabteilung ist der Einkäufer. Ein Käufer ist normalerweise für eine bestimmte Ware oder einen bestimmten Produkttyp verantwortlich. Er oder sie gibt Bestellanforderungen und -aufträge basierend auf internen Anforderungen an genehmigte Lieferanten aus.
Der Hauptzweck einer Beschaffungsabteilung besteht darin, den Prozess zu verwalten, der für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen durch die Organisation verwendet wird. Vorausplanung, Gruppenkauf und ausgehandelte Preise sind Strategien zur Kostensenkung und Steigerung der Rentabilität. In den meisten Organisationen wird die Implementierung von Beschaffungsstrategien verwendet, um die Gemeinkosten und Betriebskosten zu senken, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen.
Um sich für eine Position in einer Beschaffungsabteilung zu qualifizieren, benötigen die meisten Organisationen ein Mindestdiplom in Betriebswirtschaft, Beschaffung, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Um ein Einkaufsbeauftragter, Manager oder Direktor zu werden, ist häufig ein Universitätsabschluss oder eine Berufsbescheinigung erforderlich. Diese Positionen haben ein höheres Maß an Verantwortung, und so viele Unternehmen benötigen mehr Bildung.
Der zunehmende Einsatz von Technologie in der Wirtschaft hat zur Entwicklung und Einführung der elektronischen Beschaffung oder der elektronischen Beschaffung geführt. Über das Internet können Unternehmen Produkte von den Websites der Lieferanten kaufen, die Bestellung elektronisch übermitteln und die Rechnungen elektronisch erhalten. Dieser Prozess reduziert Ineffizienzen, senkt die Kosten sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden und wird immer beliebter. In vielen Unternehmen erfolgt der Übergang zur elektronischen Beschaffung aufgrund der Komplexität der Technologie und der erforderlichen vollständigen Änderung der Geschäftsprozesse nur langsam. Es wird jedoch erwartet, dass dieser Beschaffungsbereich aufgrund möglicher Kosteneinsparungen und höherer Effizienz wächst.