O que é um departamento de compras?
Um departamento de compras é responsável por gerenciar a atividade de compras da organização. Existem dois tipos de departamentos de compras ou compras: centralizado e descentralizado. Em um modelo centralizado, todas as solicitações de materiais ou mercadorias estão no centro desse departamento. Em um modelo descentralizado, departamentos individuais podem processar suas próprias compras.
Independentemente do modelo organizacional usado, a atividade de compras está sujeita a mais escrutínio e revisão do que qualquer outro processo. O uso dos recursos da empresa para comprar bens e serviços deve se basear na adesão a políticas e procedimentos específicos para reduzir a chance de fraude ou roubo. Normalmente, o tipo de atividade é monitorado pelo departamento de contabilidade e auditoria interna.
Em um departamento de compras, o diretor é responsável pelo planejamento estratégico, pelo desenvolvimento de políticas e pelo fornecimento de conselhos de compras à gerência sênior. A maioria das organizações possui agentes de compras responsáveis pelo gerenciamento do processo de solicitação de proposta, licitação e outros processos relacionados. A posição mais júnior de um departamento de compras é o comprador. Um comprador normalmente é responsável por uma mercadoria ou tipo de produto específico. Ele ou ela emite requisições de compra e pedidos a fornecedores aprovados, com base nas necessidades internas.
O principal objetivo de um departamento de compras é gerenciar o processo usado para a compra de bens e serviços pela organização. Planejamento avançado, compras em grupo e preços negociados são estratégias usadas para reduzir custos e aumentar a lucratividade. Na maioria das organizações, a implementação de estratégias de compras é usada para reduzir os custos indiretos e operacionais sem comprometer o serviço aos clientes.
Para se qualificar para um cargo em um departamento de compras, a maioria das organizações exige um diploma mínimo de faculdade em negócios, compras, administração de empresas ou áreas afins. Para se tornar um oficial de compras, gerente ou diretor, muitas vezes é necessário um diploma universitário ou uma certificação profissional. Essas posições têm um maior grau de responsabilidade e muitas empresas exigem mais educação.
O aumento do uso da tecnologia nos negócios resultou no desenvolvimento e adoção de compras eletrônicas ou compras eletrônicas. Usando a Internet, as empresas podem comprar produtos nos sites dos fornecedores, enviar o pedido eletronicamente e receber as faturas eletronicamente. Esse processo reduz ineficiências, diminui custos para o fornecedor e o cliente e está se tornando cada vez mais popular. Em muitas empresas, a transição para compras eletrônicas é lenta, devido à complexidade da tecnologia e à completa mudança no processo de negócios necessário. No entanto, espera-se que essa área de compras cresça, devido à potencial economia de custos e ao aumento da eficiência.