¿Qué es una oficina de adquisiciones?
Una oficina o departamento de adquisiciones generalmente se organiza dentro de la cartera de finanzas de una gran empresa u organización. Hay dos estructuras organizativas utilizadas para la adquisición: centralizada y específica de la planta. En una oficina de compras centralizada, todas las solicitudes y actividades de compra son gestionadas por un grupo administrativo central. En una estructura específica de planta, cada instalación física tiene su propia oficina de adquisiciones.
Dentro de la adquisición centralizada, generalmente hay cinco roles: comprador, oficial de adquisiciones, gerente de adquisiciones, director y analista de adquisiciones. Los cinco miembros de un equipo de adquisiciones brindan servicios a cada departamento dentro de la estructura organizacional. Los usuarios del departamento pueden enviar sus solicitudes de compra electrónicamente o por teléfono, fax o correo electrónico. La oficina central de adquisiciones está diseñada para administrar los requisitos del cliente, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la política de adquisiciones.
Para calificar para un puesto en adquisiciones, todos los candidatos deben completar un diploma universitario mínimo en negocios o compras. El personal profesional de adquisiciones generalmente tiene una designación profesional, como Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). En el modelo centralizado, el comprador es una posición de nivel de entrada. El oficial de compras y el analista son puestos profesionales, y el gerente de compras tiene responsabilidades de supervisión. El director de adquisiciones establece la dirección estratégica y participa en negociaciones de alto valor.
En una estructura específica de la planta, la persona mejor calificada en la oficina suele ser un gerente de compras. Cada gerente de adquisiciones puede tener uno o dos oficiales de compras y varios compradores en el personal. El número total de personal depende del tamaño de la instalación y el volumen de compras. Los gerentes de compras generalmente informan al director financiero o controlador dentro de la planta o instalación.
Independientemente de la estructura organizativa, la tarea principal del personal de adquisiciones es encontrar la mejor combinación posible de precio, calidad y servicio. Se espera que cada miembro de la oficina brinde servicio a su grupo de clientes, comprenda los requisitos y se comunique con la comunidad de proveedores. Encontrar los mejores proveedores y finalizar un pedido de compra implica una serie de pasos diseñados para garantizar un proceso abierto y equitativo.
El análisis de compras es principalmente una función central y puede organizarse como una responsabilidad de servicios financieros. Esta persona crea informes para realizar un seguimiento de la actividad de gastos en relación con los contratos, gastos generales y garantizar el cumplimiento de las políticas. A menudo se requiere capacitación adicional en estadísticas y gestión de datos en este rol. Estos informes normalmente se proporcionan a la alta gerencia, tanto para rastrear el gasto real como para monitorear el desempeño de la oficina de adquisiciones.