¿Qué es una oficina de adquisiciones?
Una oficina o departamento de adquisiciones generalmente se organiza dentro de la cartera de finanzas de una gran empresa u organización. Hay dos estructuras organizacionales utilizadas para adquisiciones: centralizadas y específicas de la planta. En una oficina de adquisiciones centralizadas, todas las solicitudes y actividades de compras son administradas por un grupo administrativo central. En una estructura específica de la planta, cada instalación física tiene su propia oficina de adquisiciones.
Dentro de la adquisición centralizada, generalmente hay cinco roles: comprador, oficial de adquisiciones, gerente de adquisiciones, director y analista de adquisiciones. Los cinco miembros de un equipo de adquisiciones brindan servicios a todos los departamento dentro de la estructura organizativa. Los usuarios del departamento pueden enviar sus solicitudes de compra electrónicamente o por teléfono, fax o correo electrónico. La Oficina Central de Adquisiciones está diseñada para administrar los requisitos del cliente, al tiempo que garantiza el cumplimiento de la política de adquisiciones.
Para calificar para un puesto en adquisiciones, todos puedenSe requiere que los didates completen un diploma universitario mínimo en negocios o compras. El personal de adquisición profesional generalmente tiene una designación profesional, como Certified Adquise Professional® (CPP y Reg;). En el modelo centralizado, el comprador es una posición de nivel de entrada. El oficial de adquisiciones y el analista son puestos profesionales, y el gerente de adquisiciones tiene responsabilidades de supervisión. El Director de Adquisiciones establece la dirección estratégica y está involucrado en negociaciones de alto valor.
En una estructura específica de la planta, la persona mejor clasificada en la oficina es típicamente un gerente de adquisiciones. Cada gerente de adquisiciones puede tener uno o dos oficiales de compra y varios compradores en el personal. El número total de personal depende del tamaño de la instalación y el volumen de compras. Los gerentes de compras generalmente informan al director financiero o controlador dentro de la planta oR Facilidad.
Independientemente de la estructura organizacional, la tarea principal del personal de adquisiciones es encontrar la mejor combinación posible de precio, calidad y servicio. Se espera que cada miembro de la oficina brinde servicio a su grupo de clientes, comprenda los requisitos y se comunique con la comunidad de proveedores. Encontrar los mejores proveedores y finalizar una orden de compra implica una serie de pasos diseñados para garantizar un proceso abierto y equitativo.
El análisis de compra es principalmente una función central y puede organizarse como responsabilidad de servicios financieros. Esta persona crea informes para rastrear la actividad de gasto contra contratos, gastos generales y garantizar el cumplimiento de la política. A menudo se requiere capacitación adicional en estadísticas y gestión de datos en este rol. Estos informes normalmente se proporcionan a la alta gerencia, tanto para rastrear el gasto real como para monitorear el rendimiento de la oficina de adquisiciones.