Was ist eine Beschaffungsstelle?
Ein Beschaffungsbüro oder eine Beschaffungsabteilung ist normalerweise im Finanzportfolio eines großen Unternehmens oder einer großen Organisation organisiert. Für die Beschaffung werden zwei Organisationsstrukturen verwendet: zentral und werksspezifisch. In einer zentralen Beschaffungsstelle werden alle Einkaufsanforderungen und -aktivitäten von einer zentralen Verwaltungsgruppe verwaltet. In einer anlagenspezifischen Struktur verfügt jede physische Einrichtung über ein eigenes Beschaffungsbüro.
In der zentralisierten Beschaffung gibt es normalerweise fünf Rollen: Einkäufer, Beschaffungsbeauftragter, Beschaffungsmanager, Direktor und Beschaffungsanalyst. Alle fünf Mitglieder eines Beschaffungsteams erbringen Dienstleistungen für jede Abteilung innerhalb der Organisationsstruktur. Abteilungsnutzer können ihre Kaufanfragen elektronisch oder per Telefon, Fax oder E-Mail einreichen. Die zentrale Beschaffungsstelle ist darauf ausgerichtet, die Anforderungen des Kunden zu verwalten und gleichzeitig die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien sicherzustellen.
Um sich für eine Stelle in der Beschaffung zu qualifizieren, müssen alle Bewerber ein minimales Hochschuldiplom in Betriebswirtschaft oder Einkauf absolvieren. Professionelles Beschaffungspersonal hat in der Regel eine Berufsbezeichnung, z. B. Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). Im zentralisierten Modell ist der Käufer eine Einstiegsposition. Der Beschaffungsbeauftragte und der Analyst sind beide berufliche Positionen, wobei der Beschaffungsmanager die Aufsichtspflichten innehat. Der Einkaufsleiter gibt die strategische Richtung vor und ist an hochwertigen Verhandlungen beteiligt.
In einer werksspezifischen Struktur ist die am höchsten eingestufte Person im Büro in der Regel ein Beschaffungsmanager. Jeder Beschaffungsleiter kann einen oder zwei Einkaufsbeauftragte und mehrere Einkäufer beschäftigen. Die Gesamtzahl der Mitarbeiter hängt von der Größe der Einrichtung und dem Einkaufsvolumen ab. Die Einkaufsleiter berichten in der Regel an den Finanzvorstand oder -kontrolleur innerhalb des Werks oder der Einrichtung.
Unabhängig von der Organisationsstruktur besteht die Hauptaufgabe des Beschaffungspersonals darin, die bestmögliche Kombination aus Preis, Qualität und Service zu finden. Von jedem Mitglied des Büros wird erwartet, dass es seiner Kundengruppe Dienste leistet, die Anforderungen versteht und mit der Lieferantengemeinschaft kommuniziert. Das Finden der besten Lieferanten und das Abschließen einer Bestellung umfasst eine Reihe von Schritten, um einen offenen, gerechten Prozess zu gewährleisten.
Die Einkaufsanalyse ist in erster Linie eine zentrale Funktion und kann als Finanzdienstleistungsverantwortung organisiert werden. Diese Person erstellt Berichte, um die Ausgabenaktivität anhand von Verträgen und allgemeinen Ausgaben zu verfolgen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen. In dieser Rolle sind häufig zusätzliche Schulungen in Statistik und Datenmanagement erforderlich. Diese Berichte werden normalerweise der Geschäftsleitung zur Verfügung gestellt, um sowohl die tatsächlichen Ausgaben zu verfolgen als auch die Leistung des Beschaffungsbüros zu überwachen.