Vad är ett upphandlingskontor?

Ett upphandlingskontor eller -avdelning är vanligtvis organiserat i finansportföljen för ett stort företag eller organisation. Det finns två organisationsstrukturer som används för upphandling: centraliserad och anläggningsspecifik. I ett centraliserat upphandlingskontor hanteras alla inköpsbegäranden och aktiviteter av en central administrativ grupp. I en anläggningsspecifik struktur har varje fysisk anläggning sitt eget upphandlingskontor.

Inom den centraliserade upphandlingen finns det vanligtvis fem roller: köpare, upphandlingsansvarig, upphandlingschef, direktör och upphandlingsanalytiker. Alla fem medlemmar i ett upphandlingsteam tillhandahåller tjänster till varje avdelning inom organisationsstrukturen. Avdelningsanvändare kan skicka in sina inköpsförfrågningar elektroniskt eller via telefon, fax eller e-post. Det centrala upphandlingskontoret är utformat för att hantera kundens krav, samtidigt som det säkerställer efterlevnaden av upphandlingspolicyn.

För att kvalificera sig för en anställning inom upphandling krävs att alla kandidater måste fullfölja ett lägsta examensbevis i företag eller inköp. Professionell upphandlingspersonal har vanligtvis en professionell beteckning, till exempel Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). I den centraliserade modellen är köparen en startposition. Upphandlingsansvarig och analytiker är båda professionella positioner, med upphandlingschef som har tillsynsansvar. Upphandlingsdirektören sätter strategisk inriktning och deltar i förhandlingar med högt värde.

I en växtspecifik struktur är den högst rankade personen på kontoret vanligtvis en upphandlingschef. Varje upphandlingschef kan ha en eller två inköpschefer och flera köpare i personal. Det totala antalet anställda beror på anläggningens storlek och inköpsvolymen. Inköpscheferna rapporterar vanligtvis till ekonomichefen eller chefen inom anläggningen eller anläggningen.

Oavsett organisationsstruktur är upphandlingspersonalens primära uppgift att hitta den bästa möjliga kombinationen av pris, kvalitet och service. Varje medlem av kontoret förväntas tillhandahålla tjänster till sin kundgrupp, förstå kraven och kommunicera med leverantörssamhället. Att hitta de bästa leverantörerna och slutföra en inköpsorder beställer en serie steg för att säkerställa en öppen, rättvis process.

Inköpsanalys är främst en central funktion och kan organiseras som ett finansiellt ansvar. Den här personen skapar rapporter för att spåra utgifternas aktivitet mot kontrakt, allmänna utgifter och säkerställa efterlevnaden av politiken. Ytterligare utbildning i statistik och datahantering krävs ofta i denna roll. Dessa rapporter tillhandahålls normalt till den högsta ledningen, både för att spåra de faktiska utgifterna och för att övervaka upphandlingskontorets resultat.