Wat is een inkoopkantoor?
Een inkoopkantoor of -afdeling is meestal georganiseerd binnen de financiële portefeuille van een groot bedrijf of organisatie. Er worden twee organisatiestructuren gebruikt voor inkoop: gecentraliseerd en plantspecifiek. In een gecentraliseerd inkoopkantoor worden alle inkoopaanvragen en activiteiten beheerd door een centrale administratieve groep. In een fabrieksspecifieke structuur heeft elke fysieke faciliteit een eigen inkoopkantoor.
Binnen de gecentraliseerde inkoop zijn er doorgaans vijf rollen: koper, inkoopfunctionaris, inkoopmanager, directeur en inkoopanalist. Alle vijf leden van een inkoopteam verlenen diensten aan elke afdeling binnen de organisatiestructuur. Afdelingsgebruikers kunnen hun inkoopaanvragen elektronisch of via telefoon, fax of e-mail indienen. Het centrale inkoopkantoor is ontworpen om de eisen van de klant te beheren en tegelijkertijd te zorgen voor naleving van het inkoopbeleid.
Om in aanmerking te komen voor een functie in inkoop, moeten alle kandidaten een minimaal hbo-diploma behalen in bedrijf of inkoop. Professioneel inkooppersoneel heeft meestal een professionele benaming, zoals Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). In het gecentraliseerde model is koper een positie op instapniveau. Procurement officer en analist zijn beide professionele functies, waarbij inkoopmanager toezichthoudende verantwoordelijkheden heeft. De inkoopdirecteur bepaalt de strategische richting en is betrokken bij hoogwaardige onderhandelingen.
In een fabrieksspecifieke structuur is de hoogst gerangschikte persoon op kantoor doorgaans een inkoopmanager. Elke inkoopmanager kan één of twee inkoopmedewerkers en meerdere kopers in dienst hebben. Het totale aantal medewerkers is afhankelijk van de grootte van de faciliteit en het inkoopvolume. De inkoopmanagers rapporteren doorgaans aan de financieel directeur of controller in de fabriek of faciliteit.
Ongeacht de organisatiestructuur is de primaire taak van het inkooppersoneel het vinden van de best mogelijke combinatie van prijs, kwaliteit en service. Van elk lid van het kantoor wordt verwacht dat het service verleent aan zijn of haar klantengroep, de vereisten begrijpt en communiceert met de leveranciersgemeenschap. Het vinden van de beste leveranciers en het afronden van een inkooporder omvat een reeks stappen die zijn ontworpen om een open, billijk proces te waarborgen.
Aankoopanalyse is primair een centrale functie en kan worden georganiseerd als een verantwoordelijkheid voor financiële diensten. Deze persoon maakt rapporten om de bestedingsactiviteit te volgen ten opzichte van contracten en algemene uitgaven, en te zorgen voor naleving van het beleid. In deze rol is vaak aanvullende training in statistieken en gegevensbeheer vereist. Deze rapporten worden normaal gesproken aan het senior management verstrekt, zowel om de werkelijke uitgaven te volgen als om de prestaties van het inkoopkantoor te volgen.