Co je úřad pro zadávání veřejných zakázek?
Kancelář nebo oddělení nákupu je obvykle organizováno v rámci finančního portfolia velké společnosti nebo organizace. Pro zadávání zakázek se používají dvě organizační struktury: centralizovaná a specifická pro jednotlivé závody. V centralizovaném úřadu pro zadávání veřejných zakázek jsou všechny požadavky na nákup a činnosti spravovány centrální správní skupinou. Ve struktuře specifické pro každé zařízení má každé fyzické zařízení svou vlastní zakázku.
V rámci centralizovaného zadávání veřejných zakázek obvykle existuje pět rolí: kupující, referent pro zadávání zakázek, manažer nákupu, ředitel a analytik zadávání zakázek. Všech pět členů týmu pro zadávání zakázek poskytuje služby každému oddělení v rámci organizační struktury. Uživatelé oddělení mohou podávat své žádosti o nákup elektronicky nebo telefonicky, faxem nebo e-mailem. Ústřední úřad pro zadávání veřejných zakázek je navržen tak, aby spravoval požadavky klienta při současném zajištění souladu s politikou zadávání zakázek.
Aby se uchazeči mohli kvalifikovat na pozici v zadávání veřejných zakázek, musí absolvovat minimální vysokoškolský diplom v podnikání nebo nákupu. Profesionální pracovníci pro zadávání zakázek mají obvykle profesionální označení, například Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). V centralizovaném modelu je kupující vstupní pozicí. Úředník pro zadávání zakázek a analytik jsou jak profesionální pozice, tak i vedoucí nákupu. Ředitel zadávání zakázek určuje strategické směřování a je zapojen do vyjednávání o vysoké hodnotě.
Ve struktuře specifické pro závod je obvykle nejvyšší osobou v kanceláři vedoucí nákupu. Každý vedoucí nákupu může mít jednoho nebo dva nákupní úředníky a několik kupujících. Celkový počet zaměstnanců závisí na velikosti zařízení a objemu nákupu. Manažeři nákupu obvykle podávají zprávy hlavnímu finančnímu řediteli nebo kontrolorovi v závodě nebo zařízení.
Bez ohledu na organizační strukturu je primárním úkolem pracovníků zadávání zakázek najít nejlepší možnou kombinaci ceny, kvality a služeb. Od každého člena kanceláře se očekává, že bude poskytovat služby své skupině klientů, porozumět požadavkům a komunikovat s dodavatelskou komunitou. Nalezení nejlepších dodavatelů a dokončení objednávky zahrnuje řadu kroků určených k zajištění otevřeného a spravedlivého procesu.
Analýza nákupu je primárně ústřední funkcí a může být organizována jako odpovědnost za finanční služby. Tato osoba vytváří zprávy ke sledování výdajové aktivity na základě smluv, obecných výdajů a zajištění souladu s politikou. V této roli je často zapotřebí další školení v oblasti statistiky a správy dat. Tyto zprávy se obvykle poskytují vyššímu vedení, a to jak ke sledování skutečných výdajů, tak ke sledování činnosti úřadu pro zadávání veřejných zakázek.