Hva er et anskaffelseskontor?

Et anskaffelseskontor eller -avdeling er vanligvis organisert i finansporteføljen til et stort selskap eller organisasjon. Det er to organisasjonsstrukturer som brukes til anskaffelse: sentralisert og plantespesifikk. I et sentralisert anskaffelseskontor styres alle innkjøpsforespørsler og aktiviteter av en sentral administrativ gruppe. I en plantespesifikk struktur har hvert fysiske anlegg sitt eget anskaffelseskontor.

Innenfor den sentraliserte anskaffelsen er det typisk fem roller: kjøper, anskaffelsesansvarlig, anskaffelsesleder, direktør og anskaffelsesanalytiker. Alle de fem medlemmene i et anskaffelsesteam tilbyr tjenester til alle avdelinger i organisasjonsstrukturen. Avdelingsbrukere kan sende inn kjøpsforespørsler elektronisk eller via telefon, faks eller e-post. Det sentrale anskaffelseskontoret er designet for å håndtere kundens krav, samtidig som det sikrer samsvar med anskaffelsespolitikken.

For å kvalifisere seg for en stilling i anskaffelser, er alle kandidater pålagt å fullføre et minimum vitnemål i virksomhet eller innkjøp. Profesjonelle anskaffelser har vanligvis en profesjonell betegnelse, for eksempel Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). I den sentraliserte modellen er kjøper en inngangsposisjon. Anskaffelsesansvarlig og analytiker er begge profesjonelle stillinger, med anskaffelsesansvarlig som har tilsynsansvar. Anskaffelsesdirektøren setter strategisk retning og er involvert i forhandlinger av høy verdi.

I en plantespesifikk struktur er den høyest rangerte personen på kontoret typisk en anskaffelsesleder. Hver innkjøpssjef kan ha en eller to innkjøpsansvarlige og flere kjøpere på staben. Totalt antall ansatte avhenger av størrelsen på anlegget og innkjøpsvolumet. Innkjøpssjefene rapporterer typisk til økonomisjefen eller kontrolløren i anlegget eller anlegget.

Uansett organisasjonsstruktur, er anskaffingspersonalens viktigste oppgave å finne en best mulig kombinasjon av pris, kvalitet og service. Hvert medlem av kontoret forventes å tilby tjenester til sin kundegruppe, forstå krav og kommunisere med leverandørsamfunnet. Å finne de beste leverandørene og fullføre en innkjøpsordre innebærer en serie trinn designet for å sikre en åpen, rettferdig prosess.

Innkjøpsanalyse er først og fremst en sentral funksjon og kan være organisert som et finansielt tjenesteansvar. Denne personen oppretter rapporter for å spore bruksaktivitet mot kontrakter, generelle utgifter og sikre politikkoverholdelse. Tilleggsopplæring i statistikk og datahåndtering er ofte nødvendig i denne rollen. Disse rapportene blir normalt gitt til toppledelsen, både for å spore faktiske utgifter og for å overvåke resultatene til anskaffelseskontoret.