O que é um escritório de compras?
Um escritório ou departamento de compras normalmente é organizado dentro do portfólio financeiro de uma grande empresa ou organização. Existem duas estruturas organizacionais usadas para compras: centralizadas e específicas da planta. Em um escritório centralizado de compras, todas as solicitações e atividades de compra são gerenciadas por um grupo administrativo central. Em uma estrutura específica da planta, cada instalação física possui seu próprio escritório de compras.
Dentro da compra centralizada, normalmente existem cinco funções: comprador, diretor de compras, gerente de compras, diretor e analista de compras. Todos os cinco membros de uma equipe de compras prestam serviços a todos os departamentos da estrutura organizacional. Os usuários do departamento podem enviar suas solicitações de compra eletronicamente ou por telefone, fax ou email. O Escritório Central de Compras foi projetado para gerenciar os requisitos do cliente, garantindo a conformidade com a política de compras.
Para se qualificar para uma posição em compras, todos podemOs didados são obrigados a concluir um diploma mínimo de faculdade em negócios ou compras. A equipe de compras profissionais normalmente possui uma designação profissional, como o Certified Award Professional® (CPP & Reg;). No modelo centralizado, o comprador é uma posição básica. Oficial e analista de compras são posições profissionais, com o gerente de compras mantendo responsabilidades de supervisão. O diretor de compras define a direção estratégica e está envolvida em negociações de alto valor.
Em uma estrutura específica da planta, a pessoa mais bem classificada no escritório é tipicamente um gerente de compras. Cada gerente de compras pode ter um ou dois oficiais de compras e vários compradores na equipe. O número total de funcionários depende do tamanho da instalação e do volume de compra. Os gerentes de compras normalmente se reportam ao diretor financeiro ou controlador da planta Or instalação.
Independentemente da estrutura organizacional, a principal tarefa da equipe de compras é encontrar a melhor combinação possível de preço, qualidade e serviço. Espera -se que cada membro do escritório forneça serviço ao seu grupo de clientes, compreenda os requisitos e se comunique com a comunidade de fornecedores. Encontrar os melhores fornecedores e finalizar um pedido de compra envolve uma série de etapas projetadas para garantir um processo aberto e equitativo.
A análise de compras é principalmente uma função central e pode ser organizada como responsabilidade de serviços financeiros. Essa pessoa cria relatórios para rastrear atividades de gastos contra contratos, gastos gerais e garantir a conformidade com políticas. Treinamento adicional em estatísticas e gerenciamento de dados é frequentemente necessário nessa função. Esses relatórios são normalmente fornecidos à gerência sênior, tanto para rastrear gastos reais quanto para monitorar o desempenho do escritório de compras.