O que é um escritório de compras?
Um escritório ou departamento de compras normalmente é organizado no portfólio financeiro de uma grande empresa ou organização. Existem duas estruturas organizacionais usadas para compras: centralizada e específica da fábrica. Em um escritório de compras centralizado, todas as solicitações e atividades de compra são gerenciadas por um grupo administrativo central. Em uma estrutura específica da fábrica, cada instalação física possui seu próprio escritório de compras.
Dentro das compras centralizadas, normalmente existem cinco funções: comprador, diretor de compras, gerente de compras, diretor e analista de compras. Todos os cinco membros de uma equipe de compras fornecem serviços para todos os departamentos da estrutura organizacional. Os usuários do departamento podem enviar suas solicitações de compra eletronicamente ou por telefone, fax ou e-mail. O escritório central de compras foi projetado para gerenciar os requisitos do cliente, garantindo a conformidade com a política de compras.
Para se qualificar para uma posição em compras, todos os candidatos devem preencher um diploma mínimo de faculdade em negócios ou compras. A equipe de compras profissionais geralmente possui uma designação profissional, como Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). No modelo centralizado, o comprador é uma posição de nível de entrada. O oficial de compras e o analista são posições profissionais, com o gerente de compras assumindo responsabilidades de supervisão. O diretor de compras define a direção estratégica e está envolvido em negociações de alto valor.
Em uma estrutura específica da fábrica, a pessoa com a melhor classificação no escritório é geralmente um gerente de compras. Cada gerente de compras pode ter um ou dois diretores de compras e vários compradores na equipe. O número total de funcionários depende do tamanho da instalação e do volume de compras. Os gerentes de compras normalmente se reportam ao diretor financeiro ou controlador dentro da planta ou instalação.
Independentemente da estrutura organizacional, a principal tarefa da equipe de compras é encontrar a melhor combinação possível de preço, qualidade e serviço. Espera-se que cada membro do escritório preste serviços ao seu grupo de clientes, entenda os requisitos e se comunique com a comunidade de fornecedores. Encontrar os melhores fornecedores e finalizar um pedido de compra envolve uma série de etapas projetadas para garantir um processo aberto e equitativo.
A análise de compras é principalmente uma função central e pode ser organizada como uma responsabilidade de serviços financeiros. Essa pessoa cria relatórios para rastrear a atividade de gastos em relação a contratos, gastos gerais e garantir a conformidade com as políticas. Treinamento adicional em estatística e gerenciamento de dados é frequentemente necessário nessa função. Esses relatórios são normalmente fornecidos à gerência sênior, tanto para rastrear os gastos reais quanto para monitorar o desempenho do escritório de compras.