Qu'est-ce qu'un bureau des achats?
Un bureau ou un service des achats est généralement organisé au sein du portefeuille financier d'une grande entreprise ou organisation. Deux structures organisationnelles sont utilisées pour les achats: centralisée et spécifique à l’usine. Dans un bureau d'achat centralisé, toutes les demandes et activités d'achat sont gérées par un groupe administratif central. Dans une structure spécifique à une usine, chaque installation physique dispose de son propre bureau des achats.
Dans l'approvisionnement centralisé, il existe généralement cinq rôles: acheteur, responsable des achats, responsable des achats, directeur et analyste des achats. Les cinq membres d'une équipe d'approvisionnement fournissent des services à tous les départements de la structure organisationnelle. Les utilisateurs du service peuvent soumettre leurs demandes d'achat par voie électronique ou par téléphone, fax ou courrier électronique. Le bureau central des achats est conçu pour gérer les exigences du client, tout en veillant au respect de la politique d'approvisionnement.
Afin de se qualifier pour un poste en approvisionnement, tous les candidats sont tenus de posséder un diplôme collégial minimum en commerce ou en achat. Les professionnels des achats ont généralement un titre professionnel, tel que Certified Procurement Professional® (CPP & Reg;). Dans le modèle centralisé, l'acheteur est un poste de débutant. Analyste et responsable des achats sont tous deux des professionnels, le responsable des achats assumant des responsabilités de supervision. Le directeur des achats définit l’orientation stratégique et participe à des négociations de grande valeur.
Dans une structure spécifique à une usine, la personne la mieux classée du bureau est généralement un responsable des achats. Chaque responsable des achats peut compter un ou deux responsables des achats et plusieurs acheteurs. Le nombre total d'employés dépend de la taille de l'installation et du volume des achats. Les directeurs des achats relèvent généralement du directeur financier ou du contrôleur de l’usine ou de l’installation.
Quelle que soit la structure organisationnelle, la principale tâche du personnel chargé des achats est de trouver la meilleure combinaison possible de prix, de qualité et de service. Chaque membre du bureau est censé fournir des services à son groupe de clients, comprendre les exigences et communiquer avec la communauté des fournisseurs. Trouver les meilleurs fournisseurs et finaliser une commande d'achat implique une série d'étapes conçues pour assurer un processus ouvert et équitable.
L'analyse des achats est avant tout une fonction centrale et peut être organisée comme une responsabilité de services financiers. Cette personne crée des rapports pour faire le suivi des dépenses par rapport aux contrats et aux dépenses générales, et pour garantir le respect des règles. Une formation supplémentaire en statistiques et en gestion de données est souvent nécessaire dans ce rôle. Ces rapports sont normalement fournis à la haute direction, à la fois pour suivre les dépenses réelles et pour surveiller les performances du bureau des achats.