調達事務所とは？

調達オフィスまたは部門は通常、大企業または組織の財務ポートフォリオ内に編成されます。 調達に使用される組織構造には、集中型とプラント固有の2つがあります。 中央の調達オフィスでは、すべての購入要求と活動は中央管理グループによって管理されます。 プラント固有の構造では、各物理施設に独自の調達オフィスがあります。

集中調達には、通常、バイヤー、調達担当者、調達マネージャー、ディレクター、調達アナリストの5つの役割があります。 調達チームの5人のメンバー全員が、組織構造内のすべての部門にサービスを提供します。 部門のユーザーは、購入リクエストを電子的に、または電話、ファックス、または電子メールで送信できます。 中央調達オフィスは、調達ポリシーへの準拠を確保しながら、クライアントの要件を管理するように設計されています。

調達のポジションの資格を得るために、すべての候補者は、ビジネスまたは購入の最小の大学の卒業証書を完了する必要があります。 通常、専門の調達スタッフは、Certified ProcurementProfessional®（CPP＆Reg;）などの専門の指定を受けています。 集中型モデルでは、バイヤーはエントリーレベルのポジションです。 調達担当者とアナリストはどちらも専門職であり、調達マネージャーが監督責任を負っています。 調達部長は戦略的方向を設定し、価値の高い交渉に関与します。

プラント固有の構造では、オフィスの最高ランクの人は通常調達マネージャーです。 各調達マネージャーには、1人または2人の購買担当者とスタッフの複数のバイヤーがいる場合があります。 スタッフの総数は、施設の規模と購入量によって異なります。 購買管理者は通常、工場または施設内の最高財務責任者または管理者に報告します。

組織構造に関係なく、調達スタッフの主なタスクは、価格、品質、およびサービスの可能な限り最良の組み合わせを見つけることです。 オフィスの各メンバーは、自分のクライアントグループにサービスを提供し、要件を理解し、サプライヤーコミュニティとコミュニケーションをとることが求められています。 最良のサプライヤーを見つけて発注書を完成させるには、オープンで公平なプロセスを確保するために設計された一連の手順が必要です。

購買分析は主に中心的な機能であり、金融​​サービスの責任として編成される場合があります。 この担当者はレポートを作成して、契約に対する支出活動、一般的な支出を追跡し、ポリシーのコンプライアンスを確保します。 この役割では、多くの場合、統計とデータ管理の追加トレーニングが必要です。 これらのレポートは通常、実際の支出を追跡し、調達オフィスのパフォーマンスを監視するために、上級管理職に提供されます。