¿Qué es un asistente administrativo profesional?
El papel de un asistente administrativo profesional es vital en la operación de muchas empresas. Aunque un asistente administrativo profesional tiende a tener deberes similares a cualquier asistente administrativo, generalmente tiene más años de experiencia y/o un título universitario, y a menudo trabajará con ejecutivos de la empresa y también puede funcionar como gerente de oficina. Las responsabilidades laborales de los asistentes administrativos son variadas, pero con frecuencia son de naturaleza clerical. Cada asistente administrativo necesitará la capacidad de trabajar bien con otras personas, tener excelentes habilidades organizativas y ser competente para escribir y trabajar en una computadora.
Según el Departamento de Trabajo de los EE. UU., Un asistente administrativo profesional puede trabajar en una oficina en una capacidad administrativa o administrativa, asegurando que el negocio funcione de manera efectiva y eficiente. Algunas de sus deberes pueden incluir la gestión de comunicaciones entre el negocio, sus clientes y su EMPLOsí, como por correo, teléfono o correo electrónico; programación de reuniones; establecer citas; mantener cuidadosos registros de presentación o desarrollar un sistema de archivo; ayudar a otros empleados con proyectos o investigaciones; y haciendo arreglos de viaje. La mayoría de los asistentes administrativos profesionales realizan todas estas tareas y más.
Algunas responsabilidades adicionales pueden incluir la contratación y capacitación de nuevos empleados, ayudar a los clientes o clientes que vienen a la oficina y mantener los suministros de la oficina. Esto podría significar hacer un inventario de suministros y ordenar lo que se necesita, así como mantener cuidadosos registros de contabilidad. Un asistente administrativo profesional debe estar familiarizado con los equipos tecnológicos en la oficina y puede realizar reparaciones menores o decidir cuándo llamar a alguien para reparar un equipo.
Un asistente administrativo profesional necesita la capacidad de trabajar independientementently y tomar decisiones. Él o ella deberá decidir a qué información debe enviarse al jefe, así como a qué se puede tratar de forma independiente. Un asistente administrativo que funciona en un rol de gerente de oficina deberá asegurarse de que se mantengan las políticas de la oficina, lo que puede estar en lo que respecta a problemas como el código de vestimenta o el tiempo libre solicitado. También es importante asegurarse de que se siga la cadena de mando, si la oficina es un entorno más formal.
Algunos asistentes administrativos profesionales capacitan para trabajar en campos específicos, como el campo legal o médico. Estas áreas generalmente requieren capacitación adicional para aprender la terminología y metodología específicas del entorno en el que trabajarán. A los asistentes en estos campos a menudo se les pagan salarios más altos que en los entornos de oficina estándar.
Hay muchos programas de certificado y clases individuales disponibles para capacitar a asistentes administrativos. Estos tipos de entrenamientoy las certificaciones pueden verse excelentes en un currículum y mejorar las posibilidades de ser contratado. Sin embargo, muchos asistentes administrativos simplemente aprenden sus valiosas habilidades en el trabajo y obtienen aumentos y promociones a través de años de servicio confiable.