Hva er en profesjonell administrativ assistent?

Rollen som en profesjonell administrativ assistent er en viktig rolle i driften av mange virksomheter. Selv om en profesjonell administrativ assistent har en tendens til å ha lignende plikter som enhver administrativ assistent, har han eller hun vanligvis mer års erfaring og / eller en høyskole grad, og vil ofte jobbe med ledere i selskapet og kan også fungere som kontorsjef. Administrasjonsassistenters jobbansvar er varierte, men har ofte geistlige karakterer. Hver administrativ assistent vil ha muligheten til å samarbeide godt med andre mennesker, ha gode organisasjonsevner og være dyktige i å skrive og jobbe på en datamaskin.

I følge det amerikanske arbeidsdepartementet kan en profesjonell administrativ assistent jobbe på et kontor enten i administrativ eller geistlig kapasitet, og sikre at virksomheten driver effektivt og effektivt. Noen av oppgavene deres kan omfatte administrasjon av kommunikasjon mellom virksomheten, dens kunder og ansatte, for eksempel via post, telefon eller e-post; planlegging av møter; innstilling av avtaler; føre nøye arkivering, eller utvikle et arkiveringssystem; bistå andre ansatte med prosjekter eller forskning; og lage reisearrangementer. De fleste profesjonelle administrative assistenter utfører alle disse oppgavene og mer.

Noen tilleggsoppgaver kan være ansettelse og opplæring av nye ansatte, assistanse av kunder eller klienter som kommer inn på kontoret og vedlikehold av kontorets forsyninger. Dette kan bety å ta inventar av rekvisita og bestille det som trengs, samt føre nøye bokføringsjournaler. En profesjonell administrativ assistent trenger å være kjent med teknologisk utstyr på kontoret og kunne utføre mindre reparasjoner eller bestemme når han skal ringe noen for å reparere et utstyr.

En profesjonell administrativ assistent trenger evnen til å jobbe selvstendig og ta beslutninger. Han eller hun må bestemme hvilke opplysninger som må sendes videre til sjefen, samt hva som kan håndteres uavhengig. En administrativ assistent som fungerer i en kontorlederrolle, må sørge for at kontorpolitikken blir opprettholdt, noe som kan være i forhold til kleskode eller ønsket avspasering. Det er også viktig å være sikker på at kommandokjeden følges, hvis kontoret er et mer formelt miljø.

Noen profesjonelle administrative assistenter trener for å jobbe innenfor spesifikke felt, for eksempel det juridiske eller medisinske feltet. Disse områdene krever vanligvis tilleggsopplæring for å lære den spesifikke terminologien og metodikken i miljøet de skal jobbe i. Assistenter i disse feltene blir ofte utbetalt høyere lønn enn i vanlige kontormiljøer.

Det er mange sertifikatprogrammer og individuelle klasser tilgjengelig for å trene administrative assistenter. Denne typen trening og sertifiseringer kan se bra ut på en CV, og forbedre sjansene for å bli ansatt. Mange administrative assistenter lærer imidlertid ganske enkelt sine verdifulle ferdigheter på jobben, og tjener løft og opprykk gjennom mange års pålitelig service.