Hva er en profesjonell administrativ assistent?

Rollen som en profesjonell administrativ assistent er viktig i driften av mange virksomheter. Selv om en profesjonell administrativ assistent har en tendens til å ha lignende plikter som enhver administrativ assistent, har han eller hun vanligvis mer års erfaring og/eller en høyskoleutdanning, og vil ofte samarbeide med ledere i selskapet og kan også fungere som kontorsjef. Jobbansvaret til administrative assistenter er varierte, men er ofte geistlige. Hver administrativ assistent vil trenge muligheten til å samarbeide godt med andre mennesker, ha utmerkede organisatoriske ferdigheter og være dyktige i å skrive og jobbe på en datamaskin.

I følge U.S. Department of Labour, kan en profesjonell administrativ assistent jobbe på et kontor enten i en administrativ eller geistlig kapasitet, og sikre at virksomheten kjører effektivt og effektivt. Noen av deres oppgaver kan omfatte å håndtere kommunikasjon mellom virksomheten, kundene og denyees, for eksempel per post, telefon eller e -post; planlegge møter; sette avtaler; holde nøye arkivering av poster, eller utvikle et arkiveringssystem; hjelpe andre ansatte med prosjekter eller forskning; og gjøre reisearrangementer. De fleste profesjonelle administrative assistenter utfører alle disse oppgavene og mer.

Noe tilleggsansvar kan omfatte ansettelse og opplæring av nye ansatte, hjelpe kunder eller kunder som kommer inn på kontoret og opprettholder kontoret. Dette kan bety å ta varebeholdning av forsyninger og bestille det som trengs, samt føre nøye bokførende poster. En profesjonell administrativ assistent må være kjent med teknologisk utstyr på kontoret og i stand til å utføre mindre reparasjoner eller bestemme når de skal ringe noen for å reparere et utstyr.

En profesjonell administrativ assistent trenger muligheten til å jobbe uavhengigntly og ta beslutninger. Han eller hun må bestemme hvilke opplysninger som må sendes videre til sjefen, samt hva som kan håndteres uavhengig. En administrativ assistent som fungerer i en kontorsjefsrolle, må sørge for at kontorpolitikk blir opprettholdt, noe som kan være i forhold til spørsmål som kleskode eller bedt om fri. Det er også viktig å være sikker på at kommandokjeden følges, hvis kontoret er et mer formelt miljø.

Noen profesjonelle administrative assistenter trener for å jobbe på spesifikke felt, for eksempel det juridiske eller medisinske feltet. Disse områdene krever vanligvis ytterligere opplæring for å lære den spesifikke terminologien og metodikken i miljøet de skal jobbe i. Assistenter på disse feltene blir ofte betalt høyere lønn enn i standard kontormiljøer.

Det er mange sertifikatprogrammer og individuelle klasser tilgjengelig for å trene administrative assistenter. Disse typer treningOg sertifiseringer kan se utmerket ut på en CV, og forbedre sjansene for å bli ansatt. Mange administrative assistenter lærer imidlertid ganske enkelt sine verdifulle ferdigheter på jobben, og tjener opptjeninger og kampanjer gjennom mange års pålitelig service.