Vad är en professionell administrativ assistent?
Rollen som en professionell administrativ assistent är en viktig roll i driften av många företag. Även om en professionell administrativ assistent tenderar att ha liknande uppgifter som alla administrativa assistenter, har han eller hon vanligtvis mer års erfarenhet och / eller en högskoleexamen, och kommer ofta att arbeta med chefer i företaget och kan också fungera som kontorschef. Administrativa assistenters arbetsuppgifter är varierande, men har ofta kontorsarbete. Varje administrativ assistent kommer att behöva förmågan att arbeta bra med andra människor, ha utmärkta organisatoriska färdigheter och vara skicklig i att skriva och arbeta på en dator.
Enligt det amerikanska arbetsdepartementet kan en professionell administrativ assistent arbeta på ett kontor antingen i en administrativ eller kontoristisk kapacitet, vilket säkerställer att verksamheten fungerar effektivt och effektivt. Vissa av deras uppgifter kan inkludera hantering av kommunikation mellan företaget, dess kunder och dess anställda, till exempel via post, telefon eller e-post; schemaläggningsmöten; inställning av möten; hålla noggranna arkiveringsregister eller utveckla ett arkiveringssystem; hjälpa andra anställda med projekt eller forskning; och göra researrangemang. De flesta professionella administrativa assistenter utför alla dessa uppgifter och mer.
Vissa ytterligare ansvarsområden kan vara att anställa och utbilda nya anställda, hjälpa kunder eller klienter som kommer in på kontoret och upprätthålla leveranserna på kontoret. Detta kan innebära att man tar inventering av leveranser och beställer vad som behövs, samt att man håller noggrann bokföring. En professionell administrativ assistent måste känna till teknisk utrustning på kontoret och kunna utföra mindre reparationer eller besluta när man ska ringa någon för att reparera en utrustning.
En professionell administrativ assistent behöver förmågan att arbeta självständigt och fatta beslut. Han eller hon kommer att behöva bestämma vilka information som måste vidarebefordras till chefen, liksom vad som kan hanteras oberoende. En administrativ assistent som fungerar i en kontorschefroll måste se till att kontorspolicyn upprätthålls, vilket kan handla om frågor som klädkod eller begiven ledighet. Det är också viktigt att vara säker på att kommandokedjan följs om kontoret är en mer formell miljö.
Vissa professionella administrativa assistenter tränar för att arbeta inom specifika områden, till exempel det juridiska eller medicinska området. Dessa områden kräver vanligtvis ytterligare utbildning för att lära sig den specifika terminologin och metodiken i miljön där de kommer att arbeta. Assistenter inom dessa områden betalas ofta högre löner än i vanliga kontorsmiljöer.
Det finns många certifikatprogram och enskilda klasser tillgängliga för att utbilda administrativa assistenter. Dessa typer av utbildning och certifieringar kan se utmärkt på ett CV och förbättra chansen att bli anställda. Många administrativa assistenter lär sig emellertid helt enkelt sina värdefulla färdigheter på jobbet, och tjänar höjningar och kampanjer genom många års pålitlig service.