プロの管理アシスタントとは何ですか？

プロの管理アシスタントの役割は、多くの企業の運営に不可欠です。 プロの管理アシスタントは、どのような管理アシスタントと同様の義務を負う傾向がありますが、彼または彼女は通常、長年の経験および/または大学の学位を持ち、多くの場合、会社の幹部と連携し、オフィスマネージャーとしても機能します。 管理アシスタントの職務はさまざまですが、本質的に事務的なことがよくあります。 各管理アシスタントには、他の人とうまく機能し、優れた組織スキルを持ち、入力とコンピューターでの作業に習熟する能力が必要です。

米国労働省によると、プロの管理アシスタントは、管理能力または事務能力のいずれかでオフィスで働くことができ、ビジネスが効果的かつ効率的に運営されることを保証します。 職務の一部には、郵便、電話、または電子メールなどによる、ビジネス、顧客、および従業員間の通信の管理が含まれます。 会議のスケジューリング。 予定の設定。 慎重な出願記録の保持、または出願システムの開発。 プロジェクトや研究で他の従業員を支援する。 旅行の手配。 ほとんどのプロの管理アシスタントがこれらの任務のすべてを実行します。

追加の責任には、新しい従業員の雇用とトレーニング、オフィスに来た顧客またはクライアントの支援、オフィスの備品の維持などがあります。 これは、備品の在庫を取り、必要なものを注文すること、および慎重な簿記記録を保持することを意味する場合があります。 プロの管理アシスタントは、オフィスの技術機器に精通し、軽微な修理を行うか、誰かに機器の修理を依頼する時期を決定できる必要があります。

プロの管理アシスタントには、独立して作業し、意思決定を行う能力が必要です。 彼または彼女は、どの情報を上司に転送する必要があるかを決定する必要があります。また、独立して対処できるものも決定する必要があります。 オフィスマネージャーの役​​割で機能する管理アシスタントは、オフィスポリシーが維持されていることを確認する必要があります。これは、ドレスコードや要求された休暇などの問題に関する可能性があります。 オフィスがより正式な環境である場合、指揮系統が守られていることを確認することも重要です。

一部のプロの管理アシスタントは、法律や医療などの特定の分野で働くように訓練します。 通常、これらの領域では、作業する環境の特定の用語と方法論を学ぶために追加のトレーニングが必要です。 これらの分野のアシスタントには、標準的なオフィス環境よりも高い賃金が支払われることがよくあります。

管理アシスタントを訓練するために利用できる多くの証明書プログラムと個々のクラスがあります。 これらの種類のトレーニングと認定資格は、履歴書で見栄えがよく、採用される可能性が向上します。 しかし、多くの管理アシスタントは、仕事で貴重なスキルを習得し、長年の信頼できるサービスを通じて昇給と昇進を獲得します。