Qu'est-ce qu'un assistant administratif professionnel?
Le rôle d'un assistant administratif professionnel est essentiel dans le fonctionnement de nombreuses entreprises. Bien qu'un assistant administratif professionnel ait généralement des tâches similaires à celles d'un assistant administratif, il possède généralement plus d'années d'expérience et / ou un diplôme d'études collégiales. Il travaille souvent avec des cadres de l'entreprise et peut également jouer le rôle de chef de bureau. Les responsabilités des adjoints administratifs sont variées, mais sont souvent de nature cléricale. Chaque assistant administratif devra avoir la capacité de bien travailler avec d’autres personnes, d’excellentes compétences en matière d’organisation et de maîtriser la dactylographie et le travail sur ordinateur.
Selon le Département du travail des États-Unis, un assistant administratif professionnel peut travailler dans un bureau de manière administrative ou administrative, afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise. Certaines de leurs tâches peuvent inclure la gestion des communications entre l’entreprise, ses clients et ses employés, par exemple par courrier, téléphone ou courrier électronique; planifier des réunions; fixer des rendez-vous; tenir soigneusement les dossiers de classement ou développer un système de classement; assister d'autres employés dans des projets ou des recherches; et faire des arrangements de voyage. La plupart des assistants administratifs professionnels effectuent toutes ces tâches et plus encore.
Certaines responsabilités supplémentaires peuvent inclure l'embauche et la formation de nouveaux employés, l'assistance aux clients ou les clients qui viennent au bureau et la gestion des fournitures du bureau. Cela peut impliquer d’établir un inventaire des fournitures et de commander ce qui est nécessaire, ainsi que de tenir des registres de comptabilité appropriés. Un assistant administratif professionnel doit être familiarisé avec les équipements technologiques du bureau et être en mesure d'effectuer des réparations mineures ou de décider quand appeler quelqu'un pour réparer un équipement.
Un assistant administratif professionnel doit avoir la capacité de travailler de manière autonome et de prendre des décisions. Il ou elle devra décider quelles informations doivent être transmises au responsable, ainsi que celles pouvant être traitées indépendamment. Un assistant administratif exerçant des fonctions de chef de bureau devra s’assurer que les politiques du bureau sont bien respectées, ce qui peut concerner des problèmes tels que le code vestimentaire ou le temps demandé. Il est également important de s’assurer que la chaîne de commandement est suivie, si le bureau est un environnement plus formel.
Certains assistants administratifs professionnels suivent une formation pour travailler dans des domaines spécifiques, tels que le domaine juridique ou médical. Ces domaines nécessitent généralement une formation supplémentaire pour apprendre la terminologie et la méthodologie spécifiques de l'environnement dans lequel ils vont travailler. Les assistants dans ces domaines touchent souvent des salaires plus élevés que dans les environnements de bureau standard.
Il existe de nombreux programmes de certificat et classes individuelles disponibles pour former des assistants administratifs. Ces types de formation et de certifications peuvent sembler excellents sur un CV et améliorer les chances d’être embauchés. Cependant, de nombreux assistants administratifs acquièrent simplement leurs précieuses compétences au travail et gagnent des augmentations de salaire et des promotions grâce à des années de service fiable.