Wat is een professionele administratieve assistent?
De rol van een professionele administratief medewerker is van vitaal belang in de werking van veel bedrijven. Hoewel een professionele administratief medewerker vaak dezelfde taken vervult als een administratief medewerker, heeft hij of zij meestal meer jaren ervaring en / of een universitair diploma, en werkt hij vaak met leidinggevenden in het bedrijf en kan hij ook fungeren als officemanager. De taken van administratieve assistenten zijn gevarieerd, maar zijn vaak administratief van aard. Elke administratief medewerker moet goed kunnen samenwerken met andere mensen, uitstekende organisatorische vaardigheden hebben en vaardig zijn in typen en werken op een computer.
Volgens het Amerikaanse ministerie van Arbeid kan een professionele administratief medewerker op een kantoor werken, hetzij administratief, hetzij administratief, zodat het bedrijf effectief en efficiënt functioneert. Sommige van hun taken kunnen het beheer van communicatie tussen het bedrijf, haar klanten en haar werknemers omvatten, zoals per post, telefoon of e-mail; vergaderingen plannen; afspraken maken; zorgvuldig archiveren van archieven of ontwikkelen van een archiveringssysteem; assisteren van andere medewerkers bij projecten of onderzoek; en reisarrangementen maken. De meeste professionele administratieve assistenten voeren al deze taken en meer uit.
Sommige extra verantwoordelijkheden kunnen zijn het aannemen en opleiden van nieuwe medewerkers, het assisteren van klanten of klanten die op kantoor komen en het onderhouden van de benodigdheden op kantoor. Dit kan betekenen dat u de voorraad inventariseert en bestelt wat nodig is, en dat u de boekhouding zorgvuldig bijhoudt. Een professionele administratief medewerker moet vertrouwd zijn met technologische apparatuur op kantoor en in staat zijn om kleine reparaties uit te voeren of om te beslissen wanneer iemand moet worden gebeld om een apparaat te repareren.
Een professionele administratief medewerker moet zelfstandig kunnen werken en beslissingen nemen. Hij of zij moet beslissen welke stukjes informatie moeten worden doorgestuurd naar de baas, en wat onafhankelijk kan worden behandeld. Een administratief medewerker die in de functie van officemanager functioneert, moet ervoor zorgen dat het kantoorbeleid wordt gehandhaafd, wat verband houdt met zaken als dresscode of gevraagde vrije tijd. Het is ook belangrijk om er zeker van te zijn dat de commandostructuur wordt gevolgd, als het kantoor een meer formele omgeving is.
Sommige professionele administratieve assistenten trainen om te werken op specifieke gebieden, zoals het juridische of medische gebied. Deze gebieden vereisen over het algemeen extra training om de specifieke terminologie en methodologie van de omgeving waarin ze zullen werken te leren. Assistenten op deze gebieden worden vaak hogere lonen betaald dan in standaard kantooromgevingen.
Er zijn veel certificaatprogramma's en individuele klassen beschikbaar om administratieve assistenten op te leiden. Dit soort trainingen en certificeringen kunnen er uitstekend uitzien bij een cv en de kansen vergroten om aangenomen te worden. Veel administratieve assistenten leren echter gewoon hun waardevolle vaardigheden op het werk en verdienen loonsverhogingen en promoties door jarenlange betrouwbare service.