O que é um assistente administrativo profissional?
O papel de um assistente administrativo profissional é vital na operação de muitas empresas. Embora um assistente administrativo profissional tenda a ter tarefas semelhantes a qualquer assistente administrativo, ele normalmente tem mais anos de experiência e/ou um diploma universitário e geralmente trabalha com executivos da empresa e também pode funcionar como gerente de escritório. As responsabilidades do trabalho dos assistentes administrativos são variados, mas são frequentemente de natureza clerical. Cada assistente administrativo precisará da capacidade de trabalhar bem com outras pessoas, ter excelentes habilidades organizacionais e será proficiente em digitar e trabalhar em um computador.
De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, um assistente administrativo profissional pode trabalhar em um escritório em uma capacidade administrativa ou administrativa, garantindo que a empresa funcione de maneira eficaz e eficiente. Algumas de suas funções podem incluir o gerenciamento de comunicações entre os negócios, seus clientes e seu employees, como correio, telefone ou email; Reuniões de agendamento; estabelecer compromissos; manter registros cuidadosos de arquivamento ou desenvolver um sistema de arquivamento; auxiliar outros funcionários com projetos ou pesquisas; e fazendo arranjos de viagem. A maioria dos assistentes administrativos profissionais desempenha todas essas tarefas e muito mais.
Algumas responsabilidades adicionais podem incluir contratação e treinamento de novos funcionários, auxiliar clientes ou clientes que entram no escritório e manutenção dos suprimentos do escritório. Isso pode significar fazer um inventário de suprimentos e ordenar o que é necessário, além de manter registros cuidadosos de contabilidade. Um assistente administrativo profissional precisa estar familiarizado com os equipamentos tecnológicos no escritório e capaz de realizar pequenos reparos ou decidir quando ligar para alguém para reparar um equipamento.
Um assistente administrativo profissional precisa da capacidade de trabalhar independentementee tomar decisões. Ele ou ela precisará decidir quais informações precisam ser encaminhadas ao chefe, bem como o que pode ser tratado de forma independente. Um assistente administrativo que funciona em uma função de gerente de escritório precisará garantir que as políticas do escritório estejam sendo mantidas, o que pode estar em relação a questões como código de vestimenta ou folga solicitada. Também é importante garantir que a cadeia de comando esteja sendo seguida, se o escritório for um ambiente mais formal.
Alguns assistentes administrativos profissionais treinam para trabalhar em campos específicos, como a área jurídica ou médica. Essas áreas geralmente exigem treinamento adicional para aprender a terminologia e metodologia específica do ambiente em que estarão trabalhando. Os assistentes nesses campos geralmente recebem salários mais altos do que em ambientes de escritório padrão.
Existem muitos programas de certificação e classes individuais disponíveis para treinar assistentes administrativos. Esses tipos de treinamentoE as certificações podem parecer excelentes em um currículo e melhorar as chances de serem contratadas. Muitos assistentes administrativos, no entanto, simplesmente aprendem suas habilidades valiosas no trabalho e ganham aumentos e promoções por meio de anos de serviço confiável.