O que é um assistente administrativo profissional?
O papel de um assistente administrativo profissional é vital na operação de muitas empresas. Embora um assistente administrativo profissional tenda a ter funções semelhantes a qualquer assistente administrativo, normalmente ele ou ela tem mais anos de experiência e / ou diploma universitário, e muitas vezes trabalha com executivos da empresa e também pode funcionar como gerente de escritório. As responsabilidades profissionais dos assistentes administrativos são variadas, mas geralmente são de natureza clerical. Cada assistente administrativo precisará da capacidade de trabalhar bem com outras pessoas, possuir excelentes habilidades organizacionais e ser proficiente em digitar e trabalhar em um computador.
De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, um assistente administrativo profissional pode trabalhar em um escritório com capacidade administrativa ou administrativa, garantindo que o negócio funcione de maneira eficaz e eficiente. Algumas de suas funções podem incluir o gerenciamento de comunicações entre a empresa, seus clientes e funcionários, como correio, telefone ou e-mail; agendamento de reuniões; marcar compromissos; manter registros de arquivamento cuidadosos ou desenvolver um sistema de arquivamento; auxiliar outros funcionários em projetos ou pesquisas; e fazer planos de viagem. A maioria dos assistentes administrativos profissionais desempenham todas essas funções e muito mais.
Algumas responsabilidades adicionais podem incluir a contratação e o treinamento de novos funcionários, assistência a clientes ou clientes que entram no escritório e manutenção dos suprimentos do escritório. Isso pode significar fazer um inventário dos suprimentos e solicitar o necessário, além de manter registros cuidadosos da contabilidade. Um assistente administrativo profissional precisa estar familiarizado com o equipamento tecnológico do escritório e capaz de executar pequenos reparos ou decidir quando ligar para alguém para consertar um equipamento.
Um assistente administrativo profissional precisa da capacidade de trabalhar de forma independente e tomar decisões. Ele ou ela precisará decidir quais informações devem ser encaminhadas ao chefe e o que pode ser tratado de forma independente. Um assistente administrativo que funcione em uma função de gerente de escritório precisará garantir que as políticas do escritório estejam sendo mantidas, o que pode ser relacionado a questões como código de vestuário ou folga solicitada. Também é importante ter certeza de que a cadeia de comando está sendo seguida, se o escritório for um ambiente mais formal.
Alguns assistentes administrativos profissionais treinam para trabalhar em áreas específicas, como na área jurídica ou médica. Essas áreas geralmente requerem treinamento adicional para aprender a terminologia e a metodologia específicas do ambiente em que eles estarão trabalhando. Os assistentes nessas áreas geralmente recebem salários mais altos do que em ambientes padrão de escritório.
Existem muitos programas de certificação e classes individuais disponíveis para treinar assistentes administrativos. Esses tipos de treinamento e certificações podem parecer excelentes em um currículo e aumentar as chances de serem contratados. Muitos assistentes administrativos, no entanto, simplesmente aprendem suas valiosas habilidades no trabalho e ganham aumentos e promoções por anos de serviço confiável.