Co je profesionální administrativní asistent?
Role profesionálního administrativního asistenta je při fungování mnoha podniků zásadní. Ačkoli profesionální administrativní asistent má sklon plnit podobné povinnosti jako jakýkoli administrativní asistent, má obvykle více let zkušeností a / nebo vysokoškolský titul a často bude pracovat s vedoucími pracovníky ve společnosti a může také fungovat jako vedoucí kanceláře. Pracovní povinnosti administrativních asistentů jsou různé, ale mají často administrativní povahu. Každý administrativní asistent bude potřebovat schopnost dobře spolupracovat s ostatními lidmi, mít vynikající organizační dovednosti a umět psát a pracovat na počítači.
Podle amerického ministerstva práce může profesionální administrativní asistent pracovat v kanceláři buď ve správní nebo administrativní funkci, což zajišťuje, že podnikání funguje efektivně a efektivně. Některé z jejich povinností mohou zahrnovat správu komunikace mezi firmou, jejími zákazníky a jejími zaměstnanci, například poštou, telefonem nebo e-mailem; plánování schůzek; stanovení schůzek; vedení pečlivých registračních záznamů nebo vývoj registračního systému; pomoc ostatním zaměstnancům s projekty nebo výzkumem; a organizování cest. Většina profesionálních administrativních asistentů vykonává všechny tyto povinnosti a další.
Některé další povinnosti mohou zahrnovat najímání a školení nových zaměstnanců, pomoc zákazníkům nebo klientům, kteří přicházejí do kanceláře, a údržba dodávek kanceláře. To by mohlo znamenat inventarizaci zásob a objednání toho, co je potřeba, jakož i vedení pečlivých účetních záznamů. Profesionální administrativní asistent musí být obeznámen s technologickým zařízením v kanceláři a musí být schopen provést drobné opravy nebo se rozhodnout, kdy někoho zavolat, aby opravil kus zařízení.
Profesionální administrativní asistent potřebuje schopnost pracovat samostatně a rozhodovat se. Bude se muset rozhodnout, jaké informace je třeba předat šéfovi, a také to, co lze řešit samostatně. Administrativní asistent, který působí v roli vedoucího kanceláře, bude muset zajistit, aby byly dodržovány kancelářské zásady, které se mohou týkat otázek, jako je oblékání nebo požadované volno. Je také důležité zajistit, aby byla dodržována pravidla velení, pokud je kancelář formálnějším prostředím.
Někteří profesionální administrativní asistenti trénují k práci v konkrétních oborech, jako je právní nebo lékařská oblast. Tyto oblasti obecně vyžadují další školení, aby se naučily konkrétní terminologii a metodologii prostředí, ve kterém budou pracovat. Asistenti v těchto oborech jsou často placeni vyšší mzdy než ve standardních kancelářských prostředích.
Existuje mnoho programů certifikátů a jednotlivých tříd, které jsou k dispozici pro školení administrativních asistentů. Tyto typy školení a certifikátů mohou vypadat skvěle na životopisu a zvyšovat šance na pronájem. Mnoho administrativních asistentů se však jednoduše učí své cenné dovednosti v dané práci a vydělává zvyšování a propagace prostřednictvím let spolehlivých služeb.