¿Qué es un flujo de trabajo del proyecto?
Un flujo de trabajo del proyecto consiste en los pasos colectivos que comprenden una o más tareas, lo que resulta en la salida de un producto, servicio o datos organizados. Estas tareas a menudo se agrupan en acciones repetibles. El objetivo de administrar el flujo de trabajo de un proyecto es optimizar el rendimiento en la utilización de personal y equipo, mientras se reduce la exposición a los riesgos. El software se usa con frecuencia como herramienta, junto con otras estrategias organizacionales. El resultado deseado es la optimización de los miembros del equipo del proyecto y el uso más eficiente de los recursos para producir el resultado deseado.
La gestión de proyectos abarca varias áreas de prácticas comerciales. Estos incluyen: un análisis del proyecto; un proceso de descubrimiento de quién debe participar en la toma de decisiones y de quién debe aprovecharse la experiencia; y la construcción de una estrategia general para diseñar el flujo de trabajo. En el proceso de descubrimiento, el administrador del flujo de trabajo del proyecto generalmente interrogará a los posibles interesados acerca de sus objetivos para el proyecto.
Estos objetivos del proyecto incluyen cómo funcionará el proyecto una vez completado, y cuál será el diseño general. En el curso de la determinación de estos objetivos, la mejor manera de implementar las etapas del proyecto debería comenzar a tomar forma. Dado que el flujo de trabajo de un proyecto se ajusta a los objetivos generales de una organización, generalmente se recopila una cantidad significativa de información. La coordinación con otros aspectos de la organización también es importante.
La evaluación de la efectividad del flujo de trabajo del proyecto debe ser un proceso continuo. Alcanzar hitos ofrece oportunidades para revisar el progreso hasta la fecha y hacer correcciones y ajustes según sea necesario. Pueden surgir conflictos a medida que se instalan nuevos miembros del equipo. Los profesionales de recursos humanos pueden trabajar con los gerentes de flujo de trabajo del proyecto para resolver estos conflictos, en caso de que ocurran.
Al crear un nuevo flujo de trabajo del proyecto, se pueden crear y probar prototipos, mientras que las partes interesadas pueden recopilar ideas y observaciones. Estas partes interesadas pueden incluir personal de producción, gerencia y profesionales de recursos humanos. Estos últimos poseen un conocimiento profundo de las regulaciones que involucran la seguridad en el trabajo. Este es un aspecto importante para reducir la exposición a los riesgos.
Aquellos que administran los flujos de trabajo del proyecto generalmente estarán bien informados en gestión organizacional y recursos humanos, y tendrán fluidez en los modelos de toma de decisiones. Un gerente de proyecto también es responsable de identificar y gestionar los riesgos potenciales. Los riesgos pueden incluir la interrupción del acceso a bienes, servicios o una persona clave que es un miembro esencial del equipo en el proyecto. Es posible que también se requiera que el gerente del proyecto se adapte a los cambios en el entorno comercial general aprovechando potencialmente las nuevas oportunidades para aumentar la eficiencia. Por ejemplo, se puede lanzar una actualización del software que se usa actualmente para desarrollar el proyecto o administrar un aspecto del flujo de trabajo del proyecto.