Was ist ein Projektablauf?
Ein Projektworkflow besteht aus den kollektiven Schritten, die eine oder mehrere Aufgaben umfassen und zur Ausgabe eines Produkts, einer Dienstleistung oder organisierter Daten führen. Diese Aufgaben sind häufig in wiederholbaren Aktionen zusammengefasst. Ziel des Managements eines Projektworkflows ist es, die Leistung beim Einsatz von Personal und Ausrüstung zu optimieren und gleichzeitig das Risiko zu verringern. Software wird häufig als Tool zusammen mit anderen Organisationsstrategien verwendet. Das gewünschte Ergebnis ist die Optimierung der Mitglieder des Projektteams und der effizienteste Einsatz der Ressourcen, um den gewünschten Output zu erzielen.
Das Projektmanagement umfasst mehrere Bereiche der Geschäftspraktiken. Dazu gehören: eine Analyse des Projekts; einen Entdeckungsprozess darüber, wer an der Entscheidungsfindung beteiligt sein sollte und wessen Fachwissen genutzt werden sollte; und Aufbau einer Gesamtstrategie zur Gestaltung des Workflows. Während des Erkennungsprozesses befragt der Projektworkflow-Manager in der Regel potenzielle Stakeholder nach ihren Zielen für das Projekt.
Zu diesen Projektzielen gehört, wie das Projekt nach seiner Fertigstellung funktioniert und wie das Gesamtdesign aussehen wird. Im Zuge der Festlegung dieser Ziele sollte die bestmögliche Art und Weise der Umsetzung der Projektphasen Gestalt annehmen. Da ein Projektworkflow zu den allgemeinen Zielen einer Organisation passt, werden in der Regel erhebliche Mengen an Informationen gesammelt. Die Koordination mit anderen Aspekten der Organisation ist ebenfalls wichtig.
Die Bewertung der Wirksamkeit des Projektablaufs sollte ein fortlaufender Prozess sein. Das Erreichen von Meilensteinen bietet die Möglichkeit, die bisherigen Fortschritte zu überprüfen und bei Bedarf Korrekturen und Anpassungen vorzunehmen. Konflikte können entstehen, wenn neue Teammitglieder eingesetzt werden. Personalfachleute arbeiten möglicherweise mit Projekt-Workflow-Managern zusammen, um diese Konflikte zu lösen, falls sie auftreten.
Beim Erstellen eines neuen Projektworkflows können Prototypen erstellt und getestet werden, während Ideen und Beobachtungen von Interessengruppen gesammelt werden. Zu diesen Stakeholdern können Produktionsmitarbeiter, Führungskräfte und Mitarbeiter der Personalabteilung gehören. Letztere verfügen über fundierte Kenntnisse der Vorschriften zur Arbeitssicherheit. Dies ist ein wichtiger Aspekt, um das Risiko zu verringern.
Diejenigen, die Projekt-Workflows verwalten, sind in der Regel mit Organisationsmanagement und Personal vertraut und beherrschen Entscheidungsmodelle fließend. Ein Projektmanager ist auch dafür verantwortlich, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu managen. Zu den Risiken kann die Unterbrechung des Zugangs zu Waren, Dienstleistungen oder einer Schlüsselperson gehören, die ein wesentliches Teammitglied des Projekts ist. Der Projektmanager muss sich möglicherweise auch an Änderungen im gesamten Geschäftsumfeld anpassen, indem er potenziell neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung nutzt. Beispielsweise kann ein Upgrade der Software, die derzeit bei der Entwicklung des Projekts verwendet wird, oder die Verwaltung eines Aspekts des Projektworkflows freigegeben werden.