Vad är ett projektarbetsflöde?
Ett projektarbetsflöde består av de kollektiva stegen som innefattar en eller flera uppgifter, vilket resulterar i produktionen av en produkt, tjänst eller organiserad data. Dessa uppgifter grupperas ofta i repeterbara åtgärder. Målet med att hantera ett projektarbetsflöde är att optimera prestanda när det gäller att använda personal och utrustning samtidigt som risken exponeras. Programvara används ofta som ett verktyg, i takt med andra organisationsstrategier. Det önskade resultatet är optimering av projektgruppens medlemmar och den mest effektiva resursanvändningen för att producera önskad produktion.
Projektledning sträcker sig över flera affärspraxisområden. Dessa inkluderar: en analys av projektet; en upptäcktsprocess för vem som ska vara involverad i beslutsfattandet och vars expertis bör utnyttjas; och konstruktion av en övergripande strategi för att utforma arbetsflödet. I upptäcktprocessen kommer projektets arbetsflödeschef vanligtvis att fråga potentiella intressenter om sina mål för projektet.
Projektmålen inkluderar hur projektet ska fungera när det är klart och vad den övergripande designen kommer att vara. Under fastställandet av dessa mål bör det bästa sättet att genomföra projektets stadier börja ta form. Eftersom ett projektflöde passar in i en organisations övergripande mål samlas vanligtvis en betydande mängd information in. Samordning med andra aspekter av organisationen är också viktig.
Bedömning av projektets arbetsflödes effektivitet bör vara en pågående process. Att nå milstolpar erbjuder möjligheter att granska framstegen hittills och göra korrigeringar och justeringar efter behov. Konflikter kan uppstå när nya teammedlemmar sätts på plats. Personalpersonal kan samarbeta med projektflödeschefer för att lösa dessa konflikter, om de skulle inträffa.
När man skapar ett nytt projektarbetsflöde kan prototyper skapas och testas, medan idéer och observationer kan samlas in från intressenter. Dessa intressenter kan inkludera produktionspersonal, ledning och personalpersonal. De senare har fördjupad kunskap om föreskrifter som rör arbetsplatsens säkerhet. Detta är en viktig aspekt av att minska exponeringen för risker.
De som hanterar projektarbetsflöden kommer vanligtvis att ha kunskap om organisationsledning och personalresurser och flytande i beslutsmodeller. En projektledare ansvarar också för att identifiera och hantera potentiella risker. Riskerna kan inkludera avbrott i tillgången till varor, tjänster eller en nyckelpersonen som är en viktig teammedlem i projektet. Projektledaren kan också behöva anpassa sig till förändringar i den totala affärsmiljön genom att potentiellt utnyttja nya möjligheter till effektivitetsvinster. Till exempel kan en uppgradering av programvara som för närvarande används för att utveckla projektet, eller hantera en aspekt av projektets arbetsflöde, släppas.