O que é um fluxo de trabalho do projeto?
Um fluxo de trabalho do projeto consiste em etapas coletivas que compreendem uma ou mais tarefas, resultando na saída de um produto, serviço ou dados organizados. Essas tarefas geralmente são agrupadas em ações repetíveis. O objetivo do gerenciamento de um fluxo de trabalho do projeto é otimizar o desempenho na utilização de pessoal e equipamento e reduzir a exposição a riscos. O software é frequentemente usado como uma ferramenta, em conjunto com outras estratégias organizacionais. O resultado desejado é a otimização dos membros da equipe do projeto e o uso mais eficiente dos recursos para produzir a saída desejada.
O gerenciamento de projetos abrange várias áreas de práticas de negócios. Estes incluem: uma análise do projeto; um processo de descoberta de quem deve estar envolvido na tomada de decisões e cuja experiência deve ser explorada; e construção de uma estratégia geral para projetar o fluxo de trabalho. No processo de descoberta, o gerente de fluxo de trabalho do projeto normalmente questiona as partes interessadas em potencial sobre suas metas para o projeto.
Esses objetivos do projeto incluem como o projeto funcionará uma vez concluído e qual será o design geral. Durante a determinação desses objetivos, a melhor maneira de implementar as etapas do projeto deve começar a tomar forma. Como o fluxo de trabalho do projeto se encaixa nos objetivos gerais de uma organização, geralmente é coletada uma quantidade significativa de informações. A coordenação com outros aspectos da organização também é importante.
A avaliação da eficácia do fluxo de trabalho do projeto deve ser um processo contínuo. Atingir metas oferece oportunidades para revisar o progresso até o momento e fazer correções e ajustes conforme necessário. Podem surgir conflitos, à medida que novos membros da equipe são colocados em prática. Profissionais de recursos humanos podem trabalhar com os gerentes de fluxo de trabalho do projeto para resolver esses conflitos, caso ocorram.
Ao criar um novo fluxo de trabalho do projeto, protótipos podem ser criados e testados, enquanto idéias e observações podem ser coletadas das partes interessadas. Essas partes interessadas podem incluir equipe de produção, gerência e profissionais de recursos humanos. Estes últimos possuem um conhecimento profundo de regulamentos que envolvem segurança no local de trabalho. Esse é um aspecto importante da redução da exposição a riscos.
Aqueles que gerenciam os fluxos de trabalho do projeto normalmente têm conhecimento em gerenciamento organizacional e recursos humanos e são fluentes em modelos de tomada de decisão. Um gerente de projeto também é responsável por identificar e gerenciar riscos em potencial. Os riscos podem incluir a interrupção do acesso a bens, serviços ou uma pessoa-chave que é um membro essencial da equipe no projeto. Também pode ser necessário que o gerente de projetos se adapte às mudanças no ambiente geral de negócios, potencialmente aproveitando as novas oportunidades de ganhos de eficiência. Por exemplo, uma atualização do software atualmente usado no desenvolvimento do projeto ou no gerenciamento de um aspecto do fluxo de trabalho do projeto pode ser lançada.