¿Qué es una carta de presentación de propuesta?
Las cartas de presentación de propuestas son cartas profesionales que se envían a clientes potenciales, junto con propuestas comerciales completas. Los mejores ejemplos de una carta de presentación de propuesta son breves, personales pero profesionales, y ayudan a fomentar el fortalecimiento de la relación entre el encuestado y el receptor. Hay varios elementos básicos que siempre se encuentran en este tipo de carta, así como algunos errores comunes para evitar.
Un error que cometen muchos profesionales de negocios es utilizar la carta de presentación de la propuesta como una forma de resumir el contenido de la propuesta. Dado que muchas plantillas de propuestas incluyen un resumen al final del documento, esto no es necesario. De hecho, incluir este tipo de detalles en la carta de presentación crea una situación en la que el destinatario debe leer la misma información repetidamente, un factor que podría tener un impacto negativo en el proceso de evaluación.
Una de las cosas más importantes a tener en cuenta al redactar una carta de presentación de propuesta es que sea breve. Un cuerpo de tres o cuatro párrafos cortos es suficiente. Establecer este tipo de límite para usted mismo asegurará que mantenga todo el texto en una sola página, evitando así el error de enviar lo que equivale a una mini propuesta junto con el documento principal.
La apertura de la carta de presentación de la propuesta debe ser breve. Use el primer párrafo para agradecer al destinatario por permitirle participar en el proceso de propuesta de oferta. También es apropiado hacer un cumplido a la estructura de la Solicitud de propuesta, o RFP, que se le proporcionó para usar como pautas para la propuesta y el proceso de envío. En general, esto se puede lograr en tres o cuatro oraciones sin exagerar las gracias.
Su próximo párrafo puede incluir algo personal, pero aún profesional. Si la propuesta se envía a un cliente existente, es apropiado mencionar cuánto ha disfrutado trabajando con el cliente en el pasado. En los casos en que la propuesta se dirija a una empresa que nunca antes ha hecho negocios, centre su atención en la relación de trabajo que se ha establecido a través de conversaciones telefónicas, correos electrónicos y cualquier otro contacto que haya tenido con su punto de contacto principal. durante la redacción de la propuesta. Esto puede ayudar a evitar que la carta se seque demasiado, al tiempo que evita el error de ser demasiado personal.
Para cerrar la carta de presentación de su propuesta, establezca sus expectativas para el futuro. Esto puede incluir el hecho de que espera ganar el negocio y disfrutar de una larga relación de trabajo con el nuevo cliente. Este párrafo debe demostrar confianza en la calidad de los bienes o servicios que ofrece, pero no arrojar ningún tipo de asperezas sobre sus competidores. Manténgase enfocado en lo bien que puede hacer al cliente, no en lo mucho mejor que usted que los demás.
Nunca escriba la carta de presentación de su propuesta hasta que la propuesta esté completa. Esto se debe a que puede tener uno o dos últimos minutos de interacción con el destinatario que influirán en el tono y el contenido de su carta. En cualquier caso, asegúrese siempre de que la estructura de su carta esté en consonancia con lo que sabe sobre la cultura corporativa del destinatario, y elija sus palabras en consecuencia. Tener en cuenta ese factor es una forma sutil de expresar su respeto por la forma en que hacen negocios sin parecer condescendientes o demasiado expresivos con los cumplidos.