¿Qué es una carta de presentación de la propuesta?
Las cartas de presentación de la propuesta son cartas profesionales que se remiten a clientes potenciales, junto con propuestas comerciales completadas. Los mejores ejemplos de una carta de presentación de la propuesta son breves, personales pero profesionales, y ayudan a alentar un fortalecimiento de la relación entre el encuestado y el destinatario. Hay varios elementos básicos que siempre se encuentran en este tipo de letra, así como algunos errores comunes para evitar.
Un error que cometen muchos profesionales de negocios es utilizar la carta de presentación de la propuesta como una forma de resumir el contenido de la propuesta. Dado que muchas plantillas de propuestas incluyen un resumen al final del documento, esto no es necesario. De hecho, incluido este tipo de detalle en la carta de presentación crea una situación en la que el destinatario debe leer la misma información repetidamente, un factor que podría tener un impacto negativo en el proceso de evaluación.
Una de las cosas más importantes a tener en cuenta al redactar una carta de presentación de la propuesta es mantenerlo BrieF. Un cuerpo de tres a cuatro párrafos cortos es suficiente. Configurar este tipo de límite para usted asegurará que mantenga el texto completo en una sola página, evitando así el error de enviar lo que equivale a una mini-propuesta junto con el documento principal.
La apertura de la carta de presentación de la propuesta debe ser breve. Use el primer párrafo para agradecer al destinatario por permitirle participar en el proceso de propuesta de oferta. También es apropiado pagar un cumplido a la estructura de la solicitud de propuesta, o RFP, que se le proporcionó para usar como pautas para la propuesta y el proceso de presentación. En general, esto se puede lograr en tres o cuatro oraciones sin exagerar el agradecimiento.
Su próximo párrafo puede incluir algo personal, pero que sigue siendo profesional. Si la propuesta se está enviando a un cliente existente, mencionando cuánto ha disfrutado trabajar conEl cliente en el pasado es apropiado. En los casos en que la propuesta va a una empresa que nunca antes ha hecho negocios, concentre su atención en la relación de trabajo que se ha establecido a través de conversaciones telefónicas, correos electrónicos y cualquier otro contacto que haya tenido con su punto de contacto principal durante la redacción de la propuesta. Esto puede ayudar a evitar que la carta esté demasiado seca, mientras evita el error de ser demasiado personal.
Para cerrar su carta de presentación de la propuesta, indique sus expectativas para el futuro. Esto puede incluir el hecho de que espera ganar el negocio y disfrutar de una larga relación de trabajo con el nuevo cliente. Este párrafo debe demostrar confianza en la calidad de los bienes o servicios que ofrece, pero no lanzar ningún tipo de aspersión en sus competidores. Mantenga el enfoque en cuánto bien puede hacer el cliente, no cuánto mejor es que todos los demás.
Nunca escriba su carta de presentación de la propuesta hasta la propuestaAl en sí está completado. Esto se debe a que puede tener uno o dos últimos minutos de interacción con el destinatario que influirá en el tono y el contenido de su carta. En cualquier caso, siempre asegúrese de que la estructura de su carta esté de acuerdo con lo que sabe sobre la cultura corporativa del destinatario, y elija sus palabras en consecuencia. Teniendo en cuenta ese factor es una forma sutil de expresar su respeto por la forma en que hacen negocios sin parecer condescendientes o demasiado expresivos con los cumplidos.