Vad är ett förslag om brev?
Förslag till brev är professionella brev som överlämnas till potentiella kunder, tillsammans med avslutade affärsförslag. De bästa exemplen på ett förslagsbrev är korta, personliga men professionella och hjälper till att uppmuntra en förstärkning av rapport mellan respondenten och mottagaren. Det finns flera grundläggande element som alltid finns i denna typ av brev, liksom några vanliga misstag att undvika.
Ett misstag som många företagare gör är att använda förslagets brev som ett sätt att sammanfatta innehållet i förslaget. Eftersom många förslagsmallar innehåller en sammanfattning i slutet av dokumentet är detta inte nödvändigt. Faktum är att inkludering av denna typ av detaljer i följebrevet skapar en situation där mottagaren måste läsa samma information upprepade gånger, en faktor som kan ha en negativ inverkan på utvärderingsprocessen.
En av de viktigaste sakerna att ha i åtanke när man utarbetar ett förslag till brev är att hålla det kort. Ett organ på tre till fyra korta stycken är tillräckligt. Att ställa in denna typ av gräns för dig själv kommer att säkerställa att du håller hela texten på en enda sida, så att du undviker misstaget att skicka vad som motsvarar ett miniförslag tillsammans med huvuddokumentet.
Öppningen av förslagets brev bör vara kort. Använd första stycket för att tacka mottagaren för att du kan delta i budförslagsprocessen. Det är också lämpligt att betala en komplimang för strukturen i begäran om förslag, eller RFP, som du fick för att använda som riktlinjer för förslaget och inlämningsprocessen. I allmänhet kan detta åstadkommas i tre till fyra meningar utan att överdriva tacket.
Din nästa punkt kan innehålla något som är personligt, men fortfarande professionellt. Om förslaget lämnas till en befintlig kund är det lämpligt att nämna hur mycket du har haft att arbeta med klienten tidigare. I fall där förslaget går till ett företag som du aldrig har gjort affärer tidigare, fokusera din uppmärksamhet på arbetsrapporten som har upprättats genom telefonsamtal, e-postmeddelanden och alla andra kontakter du har haft med din primära kontaktpunkt under utarbetandet av förslaget. Detta kan hjälpa till att förhindra att brevet blir för torrt och samtidigt undvika misstaget att bli för personlig.
För att stänga ditt förslag, skriv dina förväntningar på framtiden. Detta kan inkludera det faktum att du ser fram emot att tjäna affären och njuta av en lång arbetsrelation med den nya kunden. Denna punkt ska visa förtroende för kvaliteten på de varor eller tjänster du erbjuder, men inte kasta någon typ av ambitioner på dina konkurrenter. Håll fokus på hur mycket du kan göra klienten, inte hur mycket du är bättre än alla andra.
Skriv aldrig ditt förslags brev om förslaget är klart. Det beror på att du kan ha en eller två sista minuters interaktion med mottagaren som kommer att påverka tonen och innehållet i ditt brev. Under alla omständigheter ska du alltid se till att strukturen i ditt brev överensstämmer med vad du vet om mottagarens företagskultur och välj dina ord därefter. Att hålla den faktorn i åtanke är ett subtilt sätt att uttrycka din respekt för hur de gör affärer utan att det verkar vara nedlåtande eller alltför uttrycksfullt med komplimangerna.