プロポーザルカバーレターとは何ですか？

プロポーザルカバーレターは、完成したビジネスプロポーザルとともに、潜在的なクライアントに送られるプロの手紙です。 提案のカバーレターの最良の例は、簡潔で個人的ではあるが専門的であり、回答者と受信者の間の関係の強化を促進するのに役立ちます。 このタイプの手紙には常に見られるいくつかの基本的な要素と、避けるべきいくつかのよくある間違いがあります。

多くのビジネスプロフェッショナルが犯す間違いは、提案のカバーレターを提案の内容を要約する方法として利用することです。 多くの提案テンプレートにはドキュメントの最後に要約が含まれているため、これは必要ありません。 実際、カバーレターにこの種の詳細を含めると、受信者が同じ情報を繰り返し読む必要がある状況が生じ、評価プロセスに悪影響を及ぼす可能性があります。

提案のカバーレターを起草する際に留意すべき最も重要なことの1つは、簡潔にすることです。 3〜4つの短い段落の本文で十分です。 このタイプの制限を自分用に設定すると、テキスト全体を1ページに保持し、メイン文書と一緒にミニプロポーザルに相当する金額を送信するミスを回避できます。

提案のカバーレターのオープニングは短くする必要があります。 最初の段落を使用して、入札提案プロセスへの参加を許可してくれた受信者に感謝します。 また、提案および提出プロセスのガイドラインとして使用するために提供された提案依頼書（RFP）の構造に賛辞を支払うことも適切です。 一般的に、これは感謝をし過ぎずに3〜4文で達成できます。

次の段落には、個人的でありながら専門的なものが含まれている場合があります。 プロポーザルが既存の顧客に提出されている場合、過去にクライアントとの仕事をどの程度楽しんだかを言及することが適切です。 プロポーザルが以前にビジネスをしたことがない会社に向けられている場合、電話での会話、電子メール、および主な連絡先とのその他の連絡先を通じて確立された作業上の関係に注意を集中します。提案の起草中。 これは、手紙が乾燥しすぎないようにするのに役立ちますが、個人的になりすぎるという間違いを回避します。

提案のカバーレターを閉じるには、将来への期待を述べてください。 これには、ビジネスを獲得し、新しい顧客との長期にわたる協力関係を楽しみたいという事実を含めることができます。 このパラグラフは、提供する商品またはサービスの品質に対する自信を示す必要がありますが、競合他社にいかなる種類の攻撃も投げかけないでください。 他の誰よりもあなたがどれだけ優れているかではなく、あなたがクライアントにどれだけ良いことをできるかに集中してください。

プロポーザル自体が完了するまで、プロポーザルのカバーレターを書かないでください。 これは、受信者とのやり取りの最後の1、2分が、手紙のトーンと内容に影響を与える可能性があるためです。 いずれにせよ、手紙の構造が受信者の企業文化について知っていることと常に一致していることを確認し、それに応じて言葉を選択してください。 その要因を念頭に置くことは、賛辞や過度に表現をiveめているように見えることなく、彼らがビジネスを行う方法に敬意を表す微妙な方法です。