Hva er et forslag om følgebrev?

Forslags omslag er profesjonelle brev som leveres til potensielle kunder, sammen med fullførte forretningsforslag. De beste eksemplene på et forslag om følgebrev er korte, personlige, men profesjonelle, og hjelper til med å oppmuntre til en styrke rapport mellom respondenten og mottakeren. Det er flere grunnleggende elementer som alltid finnes i denne typen brev, så vel som noen vanlige feil å unngå.

En feil som mange forretningsfolk gjør er å bruke forslagets følgebrev som en måte å oppsummere innholdet i forslaget. Siden mange forslagsmaler inneholder et sammendrag på slutten av dokumentet, er dette ikke nødvendig. Inkludert denne typen detaljer i følgebrevet skaper faktisk en situasjon der mottakeren må lese den samme informasjonen gjentatte ganger, en faktor som kan ha en negativ innvirkning på evalueringsprosessen.

Noe av det viktigste du må huske på når du utarbeider et forslag til følgebrev, er å holde det kort. Et organ på tre til fire korte avsnitt er tilstrekkelig. Å sette denne typen grenser for deg selv vil sikre at du holder hele teksten på en enkelt side, og dermed unngår feilen ved å sende det som tilsvarer et mini-forslag sammen med hoveddokumentet.

Åpningen av forslagets følgebrev bør være kort. Bruk første ledd for å takke mottakeren for at du kan delta i tilbudsprosessen. Det er også riktig å gi et kompliment til strukturen i forespørselen om forslag, eller RFP, som du ble gitt til å bruke som retningslinjer for forslaget og innleveringsprosessen. Generelt kan dette oppnås i tre til fire setninger uten å overdrive takken.

Neste avsnitt kan inneholde noe som er personlig, men likevel profesjonelt. Hvis forslaget blir sendt til en eksisterende kunde, er det passende å nevne hvor mye du har hatt glede av å jobbe med klienten i det siste. I tilfeller der forslaget går til et selskap som du aldri har gjort forretninger før, må du fokusere på arbeidsrapporten som er opprettet gjennom telefonsamtaler, e-post og andre kontakter du har hatt med ditt primære kontaktpunkt under utformingen av forslaget. Dette kan bidra til at bokstaven ikke blir for tørr, samtidig som du unngår feilen med å bli for personlig.

For å lukke forslagets følgebrev, oppgir du forventninger for fremtiden. Dette kan omfatte det faktum at du ser frem til å tjene virksomheten og glede deg over et langt samarbeid med den nye kunden. Dette avsnittet skal vise tillit til kvaliteten på varene eller tjenestene du tilbyr, men ikke kaste noen form for ambisjoner til konkurrentene. Hold fokus på hvor mye godt du kan gjøre klienten, ikke hvor mye bedre du er enn alle andre.

Skriv aldri forslagets følgebrev før selve forslaget er fullført. Dette er fordi du kan ha et eller to siste minutters samhandling med mottakeren som vil påvirke tonen og innholdet i brevet ditt. Under alle omstendigheter, sørg alltid for at strukturen i brevet ditt er i tråd med det du vet om mottakernes bedriftskultur, og velg ordene dine deretter. Å ha den faktoren i bakhodet er en subtil måte å uttrykke din respekt for måten de gjør forretninger på uten å se ut til å være nedlatende eller altfor uttrykksfull med komplimentene.