Qu'est-ce qu'une lettre d'accompagnement de proposition?
Les lettres d'accompagnement de proposition sont des lettres professionnelles qui sont remises à des clients potentiels, ainsi que des propositions commerciales complètes. Les meilleurs exemples de lettre d'accompagnement de proposition sont brefs, personnels mais professionnels, et contribuent à encourager le renforcement des relations entre le répondant et le destinataire. Ce type de lettre contient toujours plusieurs éléments de base, ainsi que certaines erreurs courantes à éviter.
Une erreur commise par de nombreux professionnels de l’entreprise consiste à utiliser la lettre d’accompagnement de la proposition comme moyen de résumer le contenu de la proposition. Étant donné que de nombreux modèles de proposition incluent un résumé à la fin du document, cela n’est pas nécessaire. En fait, l'inclusion de ce type de détail dans la lettre d'accompagnement crée une situation dans laquelle le destinataire doit lire la même information à plusieurs reprises, ce qui pourrait avoir un impact négatif sur le processus d'évaluation.
Une des choses les plus importantes à garder à l’esprit lors de la rédaction d’une lettre de motivation est de le garder bref. Un corps de trois à quatre courts paragraphes est suffisant. Définir vous-même ce type de limite vous permettra de conserver l'intégralité du texte sur une seule page, évitant ainsi l'erreur de transmettre ce qui constitue une mini-proposition avec le document principal.
L'ouverture de la lettre d'accompagnement de la proposition doit être brève. Utilisez le premier paragraphe pour remercier le destinataire de vous avoir autorisé à participer au processus de proposition d’offre. Il convient également de complimenter la structure de la demande de proposition ou de la DP que vous avez reçu comme guide pour la proposition et le processus de soumission. En règle générale, cela peut être accompli en trois à quatre phrases sans exagérer les remerciements.
Votre paragraphe suivant peut inclure quelque chose de personnel, mais toujours professionnel. Si la proposition est soumise à un client existant, indiquez combien vous avez aimé travailler avec le client dans le passé est approprié. Dans les cas où la proposition est destinée à une entreprise avec laquelle vous n'avez jamais travaillé auparavant, concentrez votre attention sur les relations de travail établies par le biais de conversations téléphoniques, de courriers électroniques et de tout autre contact que vous avez eu avec votre point de contact principal. lors de la rédaction de la proposition. Cela peut aider à éviter que la lettre ne soit trop sèche, tout en évitant de devenir trop personnelle.
Pour clôturer votre lettre d'accompagnement de proposition, indiquez vos attentes pour l'avenir. Cela peut inclure le fait que vous avez hâte de gagner des revenus et de profiter d'une longue relation de travail avec le nouveau client. Ce paragraphe doit démontrer une confiance dans la qualité des biens ou des services que vous proposez, mais ne doit en aucun cas nuire à vos concurrents. Concentrez-vous sur tout ce que vous pouvez faire de bien au client, et non pas sur ce que vous valez mieux que les autres.
N'écrivez jamais votre lettre d'accompagnement avant que la proposition elle-même ne soit complétée. En effet, il se peut que vous ayez une ou deux dernières minutes d’interaction avec le destinataire qui influenceront le ton et le contenu de votre lettre. En tout état de cause, assurez-vous toujours que la structure de votre lettre correspond à ce que vous savez de la culture d'entreprise du destinataire et choisissez vos mots en conséquence. Garder ce facteur à l’esprit est une manière subtile d’exprimer votre respect pour la façon dont ils gèrent leurs affaires sans paraître patronnante ou trop expressive avec les compliments.