Wat is een sollicitatiebrief?
De sollicitatiebrieven zijn professionele brieven die aan potentiële klanten worden overgemaakt, samen met voltooide zakelijke voorstellen. De beste voorbeelden van een sollicitatiebrief zijn kort, persoonlijk maar professioneel, en helpen een versterking van het rapport tussen de respondent en de ontvanger aan te moedigen. Er zijn verschillende basiselementen die altijd in dit type brief voorkomen, evenals enkele veel voorkomende fouten die u moet vermijden.
Een fout die veel zakelijke professionals maken, is het gebruik van de begeleidende brief als een manier om de inhoud van het voorstel samen te vatten. Aangezien veel voorstel-sjablonen een samenvatting aan het einde van het document bevatten, is dit niet nodig. Door dit soort details in de begeleidende brief op te nemen, wordt zelfs een situatie gecreëerd waarin de ontvanger dezelfde informatie herhaaldelijk moet lezen, een factor die een negatieve invloed kan hebben op het evaluatieproces.
Een van de belangrijkste dingen om in gedachten te houden bij het opstellen van een begeleidende sollicitatiebrief is om het kort te houden. Een lichaam van drie tot vier korte alinea's is voldoende. Als u dit type limiet voor uzelf instelt, zorgt u ervoor dat u de hele tekst op één pagina bewaart, waardoor u de fout vermijdt om samen met het hoofddocument een mini-voorstel te verzenden.
De openingsbrief van het voorstel moet kort zijn. Gebruik de eerste alinea om de ontvanger te bedanken voor uw deelname aan het biedingsvoorstelproces. Het is ook gepast om een compliment te geven aan de structuur van de Request for Proposal, of RFP, die u werd verstrekt als richtlijnen voor het voorstel en het indieningsproces. Over het algemeen kan dit worden bereikt in drie tot vier zinnen zonder de dank te overdrijven.
Uw volgende paragraaf kan iets bevatten dat persoonlijk is, maar nog steeds professioneel. Als het voorstel bij een bestaande klant wordt ingediend, moet u vermelden hoeveel u in het verleden met de klant heeft gewerkt. In gevallen waarin het voorstel naar een bedrijf gaat dat u nog nooit eerder hebt gedaan, richt u uw aandacht op het werkende rapport dat is vastgesteld via telefoongesprekken, e-mails en andere contacten die u met uw primaire contactpunt had tijdens het opstellen van het voorstel. Dit kan helpen voorkomen dat de brief te droog wordt, terwijl toch de fout wordt vermeden om te persoonlijk te worden.
Om uw sollicitatiebrief af te sluiten, vermeldt u uw verwachtingen voor de toekomst. Dit kan het feit omvatten dat u ernaar uitkijkt om het bedrijf te verdienen en geniet van een langdurige werkrelatie met de nieuwe klant. Deze paragraaf moet aantonen dat u vertrouwen hebt in de kwaliteit van de goederen of diensten die u aanbiedt, maar mag uw concurrenten niet in de weg staan. Houd de nadruk op hoeveel goed je de klant kunt doen, niet hoeveel beter je bent dan alle anderen.
Schrijf nooit uw begeleidende sollicitatiebrief totdat het voorstel zelf is voltooid. Dit komt omdat u een of twee laatste minuten interactie met de ontvanger kunt hebben die de toon en de inhoud van uw brief zal beïnvloeden. Zorg er in elk geval altijd voor dat de structuur van uw brief overeenkomt met wat u weet over de bedrijfscultuur van de ontvanger en kies uw woorden dienovereenkomstig. Als je die factor in gedachten houdt, is dit een subtiele manier om je respect uit te drukken voor de manier waarop ze zaken doen, zonder dat ze neerbuigend of overdreven expressief lijken te zijn met de complimenten.