Was ist ein Angebotsbegleitschreiben?
Angebotsbegleitschreiben sind professionelle Schreiben, die zusammen mit abgeschlossenen Geschäftsvorschlägen an potenzielle Kunden gesendet werden. Die besten Beispiele für ein Bewerbungsschreiben sind kurz, persönlich, aber professionell. Sie tragen dazu bei, das Verhältnis zwischen dem Befragten und dem Empfänger zu stärken. Es gibt mehrere grundlegende Elemente, die immer in dieser Art von Brief zu finden sind, sowie einige häufig zu vermeidende Fehler.
Ein Fehler, den viele Geschäftsleute begehen, besteht darin, das Anschreiben des Vorschlags zu verwenden, um den Inhalt des Vorschlags zusammenzufassen. Da viele Angebotsvorlagen am Ende des Dokuments eine Zusammenfassung enthalten, ist dies nicht erforderlich. In der Tat führt die Aufnahme dieser Art von Details in das Anschreiben dazu, dass der Empfänger dieselben Informationen wiederholt lesen muss, was sich negativ auf den Bewertungsprozess auswirken kann.
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Ausarbeitung eines Bewerbungsschreibens beachten sollten, ist, es kurz zu halten. Ein Hauptteil von drei bis vier kurzen Absätzen ist ausreichend. Wenn Sie diese Art der Beschränkung für sich selbst festlegen, wird sichergestellt, dass Sie den gesamten Text auf einer einzigen Seite halten, sodass der Fehler vermieden wird, das, was einem Minivorschlag entspricht, zusammen mit dem Hauptdokument zu senden.
Die Eröffnung des Bewerbungsschreibens sollte kurz sein. Verwenden Sie den ersten Absatz, um dem Empfänger dafür zu danken, dass Sie am Ausschreibungsverfahren teilnehmen können. Es ist auch angebracht, ein Kompliment an die Struktur der Angebotsanfrage (RFP) zu machen, die Sie als Richtlinien für das Angebot und den Einreichungsprozess erhalten haben. Im Allgemeinen kann dies in drei bis vier Sätzen erfolgen, ohne den Dank zu übertreiben.
Ihr nächster Absatz enthält möglicherweise etwas Persönliches, aber dennoch Professionelles. Wenn das Angebot an einen bestehenden Kunden gesendet wird, ist es angemessen, darauf hinzuweisen, wie viel Spaß Sie in der Vergangenheit mit dem Kunden hatten. In Fällen, in denen der Vorschlag an ein Unternehmen geht, das noch nie zuvor Geschäfte getätigt hat, konzentrieren Sie sich auf das Arbeitsverhältnis, das durch Telefongespräche, E-Mails und andere Kontakte hergestellt wurde, die Sie mit Ihrem Hauptansprechpartner hatten während der Ausarbeitung des Vorschlags. Dies kann dazu beitragen, dass der Brief nicht zu trocken wird, ohne dass der Fehler begangen wird, zu persönlich zu werden.
Geben Sie zum Abschluss Ihres Bewerbungsschreibens Ihre Erwartungen für die Zukunft an. Dies kann die Tatsache einschließen, dass Sie sich darauf freuen, das Geschäft zu verdienen und eine lange Zusammenarbeit mit dem neuen Kunden zu pflegen. Dieser Absatz soll das Vertrauen in die Qualität der von Ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen unter Beweis stellen, jedoch keinerlei Kritik an Ihren Konkurrenten üben. Konzentrieren Sie sich darauf, wie gut Sie dem Kunden tun können, und nicht darauf, wie viel besser Sie als alle anderen sind.
Schreiben Sie niemals ein Anschreiben für Ihr Angebot, bis das Angebot selbst vollständig ist. Dies liegt daran, dass Sie möglicherweise in den letzten ein oder zwei Minuten mit dem Empfänger interagieren, was den Ton und den Inhalt Ihres Briefes beeinflusst. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Struktur Ihres Schreibens mit dem übereinstimmt, was Sie über die Unternehmenskultur des Empfängers wissen, und wählen Sie Ihre Wörter entsprechend aus. Wenn Sie diesen Faktor berücksichtigen, können Sie auf subtile Weise Ihren Respekt für die Art und Weise ausdrücken, in der sie Geschäfte abwickeln, ohne die Komplimente zu bevormunden oder übermäßig auszudrücken.