Co je průvodní dopis návrhu?

Průvodní dopisy s návrhy jsou profesionální dopisy, které jsou zasílány potenciálním klientům společně s dokončenými obchodními návrhy. Nejlepší příklady průvodního dopisu k návrhu jsou stručné, osobní, ale profesionální a pomáhají podpořit posílení vztahu mezi odpůrcem a příjemcem. V tomto typu dopisu se vždy nachází několik základních prvků a také některé běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout.

Chyba, kterou mnozí odborníci v oblasti obchodu dělají, je využití průvodního dopisu k návrhu, který shrnuje obsah návrhu. Protože mnoho šablon nabídek obsahuje shrnutí na konci dokumentu, není to nutné. Ve skutečnosti zahrnutí tohoto typu podrobností do průvodního dopisu vytvoří situaci, kdy příjemce musí přečíst stejné informace opakovaně, což je faktor, který by mohl mít negativní dopad na proces hodnocení.

Jednou z nejdůležitějších věcí, které byste měli při přípravě průvodního dopisu mít na paměti, je udržovat jej stručně. Postačí tři až čtyři krátké odstavce. Pokud nastavíte tento typ limitu pro sebe, zajistíte, že celý text zůstanete na jedné stránce, čímž se vyhnete omylu při zasílání toho, co se rovná mini-návrhu spolu s hlavním dokumentem.

Otevření průvodního dopisu by mělo být stručné. V prvním pododstavci děkujte příjemci za to, že vám umožnil účastnit se nabídkového řízení. Rovněž je vhodné zaplatit poklonu struktuře Žádosti o návrh nebo RFP, kterou jste dostali za použití pokynů pro návrh a proces podání. Obecně lze toho dosáhnout ve třech až čtyřech větách bez přehánění poděkování.

Váš další odstavec může obsahovat něco, co je osobní, ale stále profesionální. Pokud je návrh předkládán stávajícímu zákazníkovi, je vhodné uvést, jak moc jste v minulosti s klientem rádi pracovali. V případech, kdy návrh směřuje do společnosti, kterou jste nikdy předtím neobchodovali, zaměřte svou pozornost na pracovní vztah vytvořený prostřednictvím telefonních rozhovorů, e-mailů a dalších kontaktů, které jste měli s hlavním kontaktním místem. během přípravy návrhu. To může pomoci zabránit tomu, aby byl dopis příliš suchý, a přitom se vyhnout omylu, že se stane příliš osobním.

Chcete-li zavřít průvodní dopis, uveďte svá očekávání do budoucna. To může zahrnovat skutečnost, že se těšíte na výdělek obchodu a těšíte se dlouhému pracovnímu vztahu s novým zákazníkem. Tento odstavec by měl prokázat důvěru v kvalitu nabízeného zboží nebo služeb, ale neměl by na vaše konkurenty vrhat jakýkoli typ aspektu. Soustřeďte se na to, jak moc dobře dokážete udělat klienta, ne o moc lepší, než všichni ostatní.

Nikdy nepište svůj průvodní dopis, dokud není samotný návrh dokončen. Je to proto, že můžete mít jednu nebo dvě poslední minuty interakce s příjemcem, což ovlivní tón a obsah vašeho dopisu. V každém případě se vždy ujistěte, že struktura vašeho dopisu odpovídá tomu, co víte o firemní kultuře příjemce, a podle toho vyberte svá slova. Udržet si tento faktor v paměti je jemný způsob, jak vyjádřit svůj respekt k způsobu, jakým podnikají, aniž by se zdálo, že je záštitou nebo příliš expresivní s komplimenty.