Che cos'è una lettera di accompagnamento di una proposta?
Le lettere di presentazione della proposta sono lettere professionali che vengono rimesse ai potenziali clienti, insieme a proposte commerciali completate. I migliori esempi di una lettera di presentazione della proposta sono brevi, personali ma professionali e aiutano a incoraggiare un rafforzamento del rapporto tra il convenuto e il destinatario. Esistono diversi elementi di base che si trovano sempre in questo tipo di lettera, nonché alcuni errori comuni da evitare.
Un errore commesso da molti professionisti è l'utilizzo della lettera di presentazione della proposta come un modo per sintetizzare i contenuti della proposta. Poiché molti modelli di proposta includono un riepilogo alla fine del documento, ciò non è necessario. In effetti, includere questo tipo di dettagli nella lettera di accompagnamento crea una situazione in cui il destinatario deve leggere le stesse informazioni ripetutamente, un fattore che potrebbe avere un impatto negativo sul processo di valutazione.
Una delle cose più importanti da tenere a mente quando si redige una lettera di presentazione della proposta è di mantenerla breve. È sufficiente un numero di 3-4 paragrafi brevi. Impostando questo tipo di limite per te stesso ti assicurerai di mantenere l'intero testo su una singola pagina, evitando così l'errore di inviare ciò che equivale a una mini-proposta insieme al documento principale.
L'apertura della lettera di presentazione della proposta dovrebbe essere breve. Utilizza il primo paragrafo per ringraziare il destinatario per averti permesso di partecipare al processo di proposta di offerta. È inoltre opportuno fare un complimento alla struttura della richiesta di proposta, o RFP, che ti è stato fornito di utilizzare come linee guida per la proposta e il processo di presentazione. In generale, questo può essere realizzato in tre o quattro frasi senza esagerare con i ringraziamenti.
Il tuo prossimo paragrafo può includere qualcosa di personale, ma comunque professionale. Se la proposta viene inoltrata a un cliente esistente, è opportuno menzionare quanto ti è piaciuto lavorare con il cliente in passato. Nei casi in cui la proposta verrà indirizzata a un'azienda che non hai mai fatto prima, focalizza la tua attenzione sul rapporto di lavoro che è stato stabilito attraverso conversazioni telefoniche, e-mail e qualsiasi altro contatto che hai avuto con il tuo punto di contatto principale durante la stesura della proposta. Questo può aiutare a mantenere la lettera troppo asciutta, evitando comunque l'errore di diventare troppo personale.
Per chiudere la lettera di presentazione della proposta, indica le tue aspettative per il futuro. Ciò può includere il fatto che non vedi l'ora di guadagnare l'attività e goderti una lunga relazione di lavoro con il nuovo cliente. Questo paragrafo dovrebbe dimostrare fiducia nella qualità dei prodotti o dei servizi offerti, ma non lanciare alcun tipo di aspersione nei confronti dei concorrenti. Concentrati su quanto bene puoi fare al cliente, non quanto sei migliore di chiunque altro.
Non scrivere mai la lettera di presentazione della proposta fino a quando la proposta stessa non è stata completata. Questo perché potresti avere uno o due ultimi minuti di interazione con il destinatario che influenzeranno il tono e il contenuto della tua lettera. In ogni caso, assicurati sempre che la struttura della tua lettera sia in linea con ciò che sai sulla cultura aziendale del destinatario e scegli le tue parole di conseguenza. Tenere presente questo fattore è un modo sottile per esprimere il tuo rispetto per il modo in cui fanno affari senza sembrare condiscendente o eccessivamente espressivo con i complimenti.