O que é uma carta de apresentação da proposta?
As cartas de apresentação da proposta são cartas profissionais enviadas a clientes em potencial, juntamente com propostas comerciais concluídas. Os melhores exemplos de uma carta de apresentação da proposta são breves, pessoais, mas profissionais, e ajudam a incentivar o fortalecimento do relacionamento entre o entrevistado e o destinatário. Existem vários elementos básicos que sempre são encontrados nesse tipo de letra, além de alguns erros comuns a serem evitados.
Um erro que muitos profissionais de negócios cometem é utilizar a carta de apresentação da proposta como uma maneira de resumir o conteúdo da proposta. Como muitos modelos de proposta incluem um resumo no final do documento, isso não é necessário. De fato, incluir esse tipo de detalhe na carta de apresentação cria uma situação em que o destinatário deve ler as mesmas informações repetidamente, um fator que pode ter um impacto negativo no processo de avaliação.
Uma das coisas mais importantes a ter em mente ao elaborar uma carta de apresentação da proposta é mantê-la breve. Um corpo de três a quatro parágrafos curtos é suficiente. Definir esse tipo de limite para você garantirá que você mantenha o texto inteiro em uma única página, evitando assim o erro de enviar o que equivale a uma mini proposta junto com o documento principal.
A abertura da carta de apresentação da proposta deve ser breve. Use o primeiro parágrafo para agradecer ao destinatário por permitir a participação no processo de proposta de lance. Também é apropriado prestar um elogio à estrutura da Solicitação de Proposta, ou RFP, que você recebeu para usar como diretrizes para a proposta e o processo de envio. Geralmente, isso pode ser realizado em três a quatro frases sem exagerar nos agradecimentos.
Seu próximo parágrafo pode incluir algo pessoal, mas ainda profissional. Se a proposta estiver sendo enviada a um cliente existente, é apropriado mencionar o quanto você gostou de trabalhar com o cliente no passado. Nos casos em que a proposta for para uma empresa em que você nunca fez negócios antes, concentre sua atenção no relacionamento que foi estabelecido por meio de conversas telefônicas, e-mails e quaisquer outros contatos que você teve com seu ponto de contato principal durante a elaboração da proposta. Isso pode ajudar a impedir que a carta fique muito seca, evitando o erro de ficar muito pessoal.
Para fechar a carta de apresentação da proposta, indique suas expectativas para o futuro. Isso pode incluir o fato de você estar ansioso para ganhar o negócio e desfrutar de um longo relacionamento de trabalho com o novo cliente. Este parágrafo deve demonstrar confiança na qualidade dos produtos ou serviços que você oferece, mas não lança nenhum tipo de dúvida sobre seus concorrentes. Mantenha o foco em quanto você pode fazer bem ao cliente, não em quão melhor você é do que todos os outros.
Nunca escreva sua carta de apresentação até que a proposta em si seja concluída. Isso ocorre porque você pode ter um ou dois últimos minutos de interação com o destinatário que influenciarão o tom e o conteúdo da sua carta. De qualquer forma, sempre verifique se a estrutura da sua carta está de acordo com o que você sabe sobre a cultura corporativa do destinatário e escolha suas palavras de acordo. Manter esse fator em mente é uma maneira sutil de expressar seu respeito pela forma como eles fazem negócios sem parecer paternalista ou excessivamente expressivo com os elogios.