O que é uma carta de apresentação de proposta?
Cartas de cobertura da proposta são cartas profissionais que são remetidas para clientes em potencial, juntamente com propostas de negócios concluídas. Os melhores exemplos de uma carta de apresentação de proposta são breves, pessoais, mas profissionais, e ajudam a incentivar o fortalecimento do relacionamento entre o entrevistado e o destinatário. Existem vários elementos básicos que sempre são encontrados nesse tipo de letra, bem como em alguns erros comuns a serem evitados.
Um erro que muitos profissionais de negócios cometem é utilizar a carta de apresentação da proposta como uma maneira de resumir o conteúdo da proposta. Como muitos modelos de propostas incluem um resumo no final do documento, isso não é necessário. De fato, incluindo esse tipo de detalhe na carta de apresentação cria uma situação em que o destinatário deve ler as mesmas informações repetidamente, um fator que pode ter um impacto negativo no processo de avaliação.
Uma das coisas mais importantes a ter em mente ao elaborar uma carta de apresentação da proposta é mantê -la Brief. Um corpo de três a quatro parágrafos curtos é suficiente. Definir esse tipo de limite para si mesmo garantirá que você mantenha o texto inteiro em uma única página, evitando assim o erro de enviar o que equivale a uma mini-proposta junto com o documento principal.
A abertura da carta de apresentação da proposta deve ser breve. Use o primeiro parágrafo para agradecer ao destinatário por permitir que você participe do processo de proposta de oferta. Também é apropriado prestar um elogio à estrutura da solicitação de proposta, ou RFP, que você foi fornecido para usar como diretrizes para a proposta e o processo de envio. Geralmente, isso pode ser realizado em três a quatro frases sem exagerar nos agradecimentos.
Seu próximo parágrafo pode incluir algo pessoal, mas ainda profissional. Se a proposta estiver sendo submetida a um cliente existente, mencionando quanto você gosta de trabalharO cliente no passado é apropriado. Nos casos em que a proposta está indo para uma empresa que você nunca fez negócios antes, concentre sua atenção no relacionamento de trabalho que foi estabelecido por meio de conversas telefônicas, e -mails e quaisquer outros contatos que você teve com seu ponto de contato principal durante a elaboração da proposta. Isso pode ajudar a impedir que a carta seja muito seca, enquanto ainda evita o erro de ficar muito pessoal.
Para fechar sua carta de apresentação da proposta, indique suas expectativas para o futuro. Isso pode incluir o fato de que você espera ganhar o negócio e desfrutar de uma longa relação de trabalho com o novo cliente. Este parágrafo deve demonstrar confiança na qualidade dos bens ou serviços que você oferece, mas não lançar nenhum tipo de aspersões em seus concorrentes. Mantenha o foco em quanto você pode fazer o cliente, não o quanto você é melhor do que todos os outros.
Nunca escreva sua carta de apresentação da sua proposta até as propostasAl em si está concluído. Isso ocorre porque você pode ter um ou dois últimos minutos de interação com o destinatário que influenciará o tom e o conteúdo da sua carta. De qualquer forma, sempre verifique se a estrutura da sua carta está de acordo com o que você sabe sobre a cultura corporativa do destinatário e escolha suas palavras de acordo. Ter esse fator em mente é uma maneira sutil de expressar seu respeito pela maneira como eles fazem negócios sem parecer condescendente ou excessivamente expressivo com os elogios.