¿Qué es una solicitud de orden de compra?
Una solicitud de orden de compra es el primer paso para realizar una orden de compra. La solicitud puede generarse revisando manualmente las acciones o desde una solicitud de compra automatizada generada a partir de un sistema de información de gestión. En grandes operaciones de fabricación, el departamento de compras puede ni siquiera estar ubicado en el mismo edificio o ubicación geográfica que la instalación, por lo que se requiere una carta de solicitud de orden de compra para obtener componentes en orden.
para operaciones pequeñas o "un hombre muestra", a menudo se usa un sistema de inventario visual en lugar del sistema de inventario computarizado más costoso. A medida que el inventario de un producto en particular se baja, el propietario simplemente llama al proveedor y pone una solicitud de orden de compra. Dependiendo del tipo de negocio, el propietario puede usar un sistema Kanban o de dos bolas, lo que significa que la solicitud de orden de compra se activa cuando el primer contenedor se vacía y se extrae el segundo contenedor.
Este tipo de sistema de inventario se basa en una verificación visual del inventario para saber cuándo oRDER PRODUCTO ADICIONAL. Una vez que el proveedor confirma la solicitud de orden de compra, el propietario a menudo proporcionará una tarjeta de crédito para pagar el producto. Alternativamente, el propietario puede emitir una orden de compra, que es un formulario en papel que establece el producto que se está comprando y los términos y condiciones de pago.
Operaciones más grandes generalmente emplean un sistema de información de gestión o sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para realizar un seguimiento de su demanda, inventario y órdenes de compra. Estos sistemas basados en computadora funcionan al tener un programador maestro que ingresa el pronóstico de marketing. Luego, el sistema comparará el cronograma de compilación del producto planificado con los productos terminados actuales, el trabajo en proceso y el inventario sin procesar.
Los sistemas informáticos tienen una tabla o archivo que incluye el tiempo de entrega del proveedor para cada componente utilizado en el proceso de fabricación. Durante la comparación del sistema del horario de compilación del productoUle contra el inventario, tiene en cuenta el tiempo de entrega del proveedor y genera una solicitud de orden de compra para cualquier componente que deba solicitarse. La mayoría de las instalaciones de fabricación operan en un entorno justo a tiempo (JIT), lo que significa que el sistema planificará que los componentes lleguen justo antes de que sean necesarios para la operación de fabricación. Este proceso reduce la cantidad de espacio de almacén necesario y reduce la cantidad de capital atado en el inventario.
La solicitud de orden de compra resultante es enviada a los proveedores de componentes por el Departamento de Adquisiciones. A medida que los proveedores confirman el precio del componente, las cantidades mínimas de pedidos y el tiempo de entrega, el equipo de adquisiciones emitirá una orden de compra firme. La orden de compra es un documento vinculante que garantiza que el proveedor se pagará después de la entrega.