Was ist eine Bestellanfrage?
Eine Bestellanforderung ist der erste Schritt bei der Bestellung. Die Anforderung kann durch manuelles Überprüfen des Bestands oder aus einer automatisierten Bestellanforderung generiert werden, die aus einem Verwaltungsinformationssystem generiert wird. In großen Fertigungsbetrieben befindet sich die Einkaufsabteilung möglicherweise nicht einmal im selben Gebäude oder geografischen Standort wie die Einrichtung. Daher ist ein Bestellanforderungsschreiben erforderlich, um die Komponenten auf Bestellung zu erhalten.
Bei kleinen Operationen oder "One-Man-Shows" wird häufig ein visuelles Inventarsystem anstelle des teureren computergestützten Inventarsystems verwendet. Wenn der Lagerbestand eines bestimmten Produkts zur Neige geht, ruft der Eigentümer einfach den Lieferanten an und gibt eine Bestellanforderung ein. Abhängig von der Art des Geschäfts kann der Eigentümer ein Kanban- oder Zwei-Behälter-System verwenden. Dies bedeutet, dass die Bestellanforderung ausgelöst wird, wenn der erste Behälter leer wird und der zweite Behälter gezogen wird.
Diese Art von Inventarsystem basiert auf einer visuellen Überprüfung des Inventars, um zu wissen, wann ein zusätzliches Produkt bestellt werden muss. Sobald die Bestellanforderung vom Lieferanten bestätigt wurde, gibt der Eigentümer häufig eine Kreditkarte an, mit der das Produkt bezahlt werden kann. Alternativ kann der Eigentümer eine Bestellung auf Papier ausstellen, in der das gekaufte Produkt und die Zahlungsbedingungen angegeben sind.
In größeren Betrieben wird in der Regel ein Managementinformationssystem oder ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) eingesetzt, um die Nachfrage, den Lagerbestand und die Bestellungen zu verfolgen. Diese computerbasierten Systeme arbeiten mit einem Master-Scheduler, der die Marketingprognose eingibt. Das System vergleicht dann den geplanten Zeitplan für die Produkterstellung mit den aktuellen Fertigwaren, den unfertigen Erzeugnissen und dem Rohbestand.
Die Computersysteme verfügen über eine Tabelle oder Datei, die die Vorlaufzeit der Lieferanten für jede im Herstellungsprozess verwendete Komponente enthält. Beim Vergleich des Produktaufbauplans mit dem Lagerbestand berücksichtigt das System die Vorlaufzeit des Lieferanten und generiert eine Bestellanforderung für alle Komponenten, die bestellt werden müssen. Die meisten Fertigungsstätten arbeiten in einer Just-in-Time-Umgebung (JIT). Das bedeutet, dass das System plant, dass Komponenten unmittelbar vor dem Zeitpunkt eintreffen, zu dem sie für den Fertigungsvorgang benötigt werden. Dieser Prozess reduziert den Lagerplatzbedarf und die Kapitalbindung im Lagerbestand.
Die resultierende Bestellanforderung wird dann von der Einkaufsabteilung an die Zulieferer gesendet. Sobald die Lieferanten die Komponentenpreise, Mindestbestellmengen und Vorlaufzeiten bestätigen, gibt das Beschaffungsteam eine feste Bestellung aus. Die Bestellung ist ein verbindliches Dokument, das garantiert, dass der Lieferant bei Lieferung bezahlt wird.