Hva er en anmodning om innkjøpsordre?
En forespørsel om innkjøpsordre er det første trinnet i å plassere en innkjøpsordre. Forespørselen kan genereres ved manuelt å sjekke aksjer eller fra en automatisert innkjøpsrekvisisjon generert fra et styringsinformasjonssystem. I store produksjonsoperasjoner kan det hende at kjøpsavdelingen ikke en gang er lokalisert i samme bygning eller geografisk beliggenhet som anlegget, så det kreves et brev med innkjøpsordre for å få komponenter på bestilling.
For små operasjoner eller "One Man viser", brukes et visuelt varesystem i stedet for det dyrere datastyrte varesystemet. Når inventaret til et bestemt produkt blir lavt, ringer eieren ganske enkelt leverandøren og setter inn en anmodning om innkjøpsordre. Avhengig av hvilken type virksomhet, kan eieren bruke et Kanban eller to-bin-system, noe som betyr at anmodningen om innkjøpsordre blir utløst når den første søpla blir tom og den andre søpla blir trukket.
Denne typen varesystem er avhengig av en visuell sjekk av varelager for å vite når du skal order tilleggsprodukt. Når anmodningen om innkjøpsordre er bekreftet av leverandøren, vil eieren ofte gi et kredittkort for å betale for produktet. Alternativt kan eieren utstede en innkjøpsordre, som er en papirskjema som sier at produktet blir kjøpt og vilkårene for betaling.
Større operasjoner bruker typisk et styring av styringsinformasjonssystem eller Enterprise Resource Planning (ERP) for å holde oversikt over etterspørselen, varelager og innkjøpsordrer. Disse datamaskinbaserte systemene fungerer ved å ha en masterplanlegger å legge inn markedsføringsprognosen. Systemet vil deretter sammenligne den planlagte produktbyggingsplanen mot nåværende ferdige varer, arbeid i prosess og råbeholdning.
Datasystemene har en tabell eller fil som inkluderer leverandørens ledetid for hver komponent som brukes i produksjonsprosessen. Under systemets sammenligning av produktbyggingsplanenULE mot varelager, tar det hensyn til leverandørens ledetid og genererer en anmodning om innkjøpsordre for komponenter som må bestilles. De fleste produksjonsanlegg opererer i et Just-in-Time (JIT) -miljø, noe som betyr at systemet vil planlegge at komponenter skal ankomme like før de er nødvendige for produksjonsoperasjonen. Denne prosessen reduserer mengden av lagerrom som trengs og reduserer mengden kapital bundet i varelageret.
Den resulterende innkjøpsordreforespørselen blir deretter sendt til komponentleverandørene av anskaffelsesavdelingen. Ettersom leverandørene bekrefter priser for komponent, minimumsordre og ledetid, vil anskaffelsesteamet utstede en fast innkjøpsordre. Innkjøpsordren er et bindingsdokument som garanterer at leverandøren vil bli betalt ved levering.