Hva er en innkjøpsordreforespørsel?
En innkjøpsordreforespørsel er det første trinnet i å legge inn en ordre. Forespørselen kan genereres ved manuell kontroll av lager eller fra en automatisert innkjøpsrekvisisjon generert fra et styringsinformasjonssystem. I store produksjonsoperasjoner kan det hende at innkjøpsavdelingen ikke engang befinner seg i samme bygning eller geografiske beliggenhet som anlegget, så det kreves et forespørselsbrev for innkjøpsordre for å få komponenter på bestilling.
For små operasjoner eller "en mann viser", brukes ofte et visuelt lagersystem i stedet for det dyrere datastyrte lagersystemet. Når beholdningen av et bestemt produkt blir lav, ringer eieren bare leverandøren og legger inn en innkjøpsordreforespørsel. Avhengig av type virksomhet, kan eieren bruke et kanban- eller to-bin-system, noe som betyr at innkjøpsordreforespørselen blir utløst når den første skuffen blir tom og den andre skuffen blir trukket.
Denne typen lagersystem er avhengig av en visuell sjekk av varelager for å vite når du skal bestille tilleggsprodukt. Når bestillingsforespørselen er bekreftet av leverandøren, vil eieren ofte gi et kredittkort for å betale for produktet. Alternativt kan eieren utstede en innkjøpsordre, som er et papirskjema som oppgir produktet som blir kjøpt og betalingsbetingelsene.
Større operasjoner bruker vanligvis et styringsinformasjonssystem eller ERP-system (enterprise resource planning) for å holde oversikt over deres etterspørsel, lager og innkjøpsordrer. Disse datamaskinbaserte systemene fungerer ved å ha en masterplanlegger lagt inn markedsføringsprognosen. Systemet vil deretter sammenligne den planlagte produktbyggingsplanen med nåværende ferdige varer, arbeid i prosess og råbeholdning.
Datasystemene har en tabell eller fil som inkluderer leverandørens ledetid for hver komponent som brukes i produksjonsprosessen. Under systemets sammenligning av produktoppbyggingsplanen mot varebeholdningen tar den hensyn til leverandørens ledetid og genererer en innkjøpsordreforespørsel for alle komponenter som må bestilles. De fleste produksjonsanlegg opererer i et just-in-time (JIT) miljø, noe som betyr at systemet vil planlegge at komponenter skal ankomme rett før de trengs for produksjonsoperasjonen. Denne prosessen reduserer mengden lagerplass som trengs og reduserer mengden kapital bundet på lager.
Den resulterende innkjøpsordreforespørselen blir deretter sendt til komponentleverandørene av innkjøpsavdelingen. Når leverandørene bekrefter komponentprising, minste ordremengde og ledetid, vil anskaffelsesteamet utstede en fast innkjøpsordre. Innkjøpsordren er et bindende dokument som garanterer at leverandøren vil bli betalt ved levering.