Qu'est-ce qu'une demande de commande?
Une demande de commande d'achat est la première étape pour placer une commande d'achat. La demande peut être générée en vérifiant le stock manuellement ou à partir d'une demande d'achat automatisée générée à partir d'un système d'information de gestion. Dans les grandes opérations de fabrication, le service des achats peut même ne pas être situé dans le même bâtiment ou le même emplacement géographique que l'installation. Une lettre de demande de bon de commande est donc nécessaire pour que les composants soient commandés.
Pour les petites opérations ou «one man show», un système d'inventaire visuel est souvent utilisé à la place du système d'inventaire plus coûteux informatisé. Lorsque l'inventaire d'un produit particulier devient faible, le propriétaire appelle simplement le fournisseur et introduit une demande de commande. Selon le type d'entreprise, le propriétaire peut utiliser un système kanban ou à deux bacs, ce qui signifie que la demande de commande d'achat est déclenchée lorsque le premier bac est vide et que le deuxième bac est extrait.
Ce type de système d’inventaire repose sur une vérification visuelle de l’inventaire pour savoir quand commander un produit supplémentaire. Une fois que le fournisseur a confirmé la demande de commande, le propriétaire fournira souvent une carte de crédit pour payer le produit. Alternativement, le propriétaire peut émettre un bon de commande, qui est un formulaire papier indiquant le produit acheté et les conditions de paiement.
Les grandes opérations utilisent généralement un système d’information de gestion ou un système de planification des ressources de l’entreprise pour suivre leurs demandes, leurs stocks et leurs commandes. Ces systèmes informatiques fonctionnent avec un planificateur principal qui entre les prévisions marketing. Le système comparera ensuite le calendrier de fabrication du produit planifié avec les produits finis actuels, les travaux en cours et les stocks bruts.
Les systèmes informatiques ont une table ou un fichier qui inclut le délai d'approvisionnement du fournisseur pour chaque composant utilisé dans le processus de fabrication. Lors de la comparaison entre le calendrier de fabrication du produit et le stock, le système prend en compte le délai d'approvisionnement du fournisseur et génère une demande de commande pour tous les composants devant être commandés. La plupart des installations de fabrication fonctionnent dans un environnement juste à temps (JIT), ce qui signifie que le système planifie l'arrivée des composants juste avant le moment où ils sont nécessaires à la fabrication. Ce processus réduit la quantité d’espace d’entrepôt nécessaire et le montant de capital immobilisé dans les stocks.
La demande de commande résultante est ensuite envoyée aux fournisseurs de composants par le service des achats. Au fur et à mesure que les fournisseurs confirment les prix des composants, les quantités minimales de commande et les délais, l'équipe des achats émet un bon de commande ferme. Le bon de commande est un document contraignant qui garantit le paiement du fournisseur à la livraison.