Vad är en beställningsförfrågan?
En beställningsförfrågan är det första steget när du gör en inköpsorder. Begäran kan genereras genom manuell kontroll av lager eller från en automatiserad inköpsrekvisition genererad från ett managementinformationssystem. Vid stora tillverkningsverksamheter kanske inköpsavdelningen inte ens finns i samma byggnad eller geografiska plats som anläggningen, så det krävs en begäran om inköpsorder för att få beställning av komponenter.
För små operationer eller "en man visar", används ofta ett visuellt lagersystem istället för det dyrare datoriserade lagersystemet. När inventeringen av en viss produkt blir låg, ringer ägaren helt enkelt till leverantören och lägger in en beställningsförfrågan. Beroende på typ av verksamhet kan ägaren använda ett kanban- eller tvåfacksystem, vilket innebär att beställningsförfrågan utlöses när den första facket blir tom och den andra facket dras.
Denna typ av lagersystem förlitar sig på en visuell kontroll av inventeringen för att veta när du ska beställa ytterligare produkt. När beställningsförfrågan har bekräftats av leverantören kommer ägaren ofta att ge ett kreditkort för att betala för produkten. Alternativt kan ägaren utfärda en inköpsorder, som är ett pappersformulär som anger produkten som köps och betalningsvillkoren.
Större verksamheter använder vanligtvis ett managementinformationssystem eller ERP-system för att hålla reda på deras efterfrågan, lager och inköpsorder. Dessa datorbaserade system fungerar genom att ha en huvudschemaläggare som matar in marknadsföringsprognosen. Systemet kommer sedan att jämföra det planerade produktbyggnadsschemat med nuvarande färdiga varor, work-in-process och råvarulager.
Datorsystemen har en tabell eller fil som innehåller leverantörens ledtid för varje komponent som används i tillverkningsprocessen. Under systemets jämförelse av produktbyggnadsschemat mot lager tar det hänsyn till leverantörens ledtid och genererar en beställningsförfrågan för alla komponenter som behöver beställas. De flesta tillverkningsanläggningar arbetar i en just-in-time (JIT) miljö, vilket innebär att systemet kommer att planera att komponenter kommer fram strax innan de behövs för tillverkningen. Denna process minskar mängden lagerutrymme som behövs och minskar mängden kapital bundet i lager.
Den resulterande beställningsförfrågan skickas sedan till komponentleverantörerna av upphandlingsavdelningen. När leverantörerna bekräftar komponentprissättning, minsta orderkvantiteter och ledtid kommer upphandlingsgruppen att utfärda en fast inköpsorder. Beställningen är ett bindande dokument som garanterar att leverantören kommer att betalas vid leverans.