Co je to požadavek na objednávku?

Žádost o objednávku je prvním krokem při zadávání objednávky. Požadavek může být vygenerován ruční kontrolou zásob nebo z automatizovaného požadavku na nákup vygenerovaného z informačního systému pro správu. Ve velkých výrobních operacích nemusí být oddělení nákupu dokonce umístěno ve stejné budově nebo zeměpisné poloze jako zařízení, takže k získání součástí na objednávku je třeba dopis s požadavkem na objednávku.

Pro malé operace nebo „jeden muž ukazuje“ je často namísto dražšího počítačového systému zásob používán vizuální inventární systém. Jakmile se zásoby konkrétního produktu sníží, vlastník jednoduše zavolá dodavateli a zadá požadavek na objednávku. V závislosti na typu podnikání může majitel použít systém kanban nebo dvou-bin, což znamená, že žádost o objednávku se spustí, když se první zásobník vyprázdní a druhý zásobník se vytáhne.

Tento typ inventárního systému se spoléhá na vizuální kontrolu inventáře, aby věděl, kdy si objednat další produkt. Jakmile dodavatel žádost o objednávku potvrdí, majitel často poskytne kreditní kartu, kterou zaplatí za produkt. Majitel může alternativně vydat objednávku, což je papírová forma uvádějící produkt, který je kupován, a platební podmínky.

Větší operace obvykle využívají informační systém pro správu nebo systém plánování podnikových zdrojů (ERP), aby sledovaly jejich poptávku, zásoby a objednávky. Tyto počítačové systémy fungují tak, že hlavní plánovač zadávají marketingovou předpověď. Systém poté porovná plánovaný plán sestavení produktu s aktuálním hotovým zbožím, nedokončenou výrobou a surovými zásobami.

Počítačové systémy mají tabulku nebo soubor, který obsahuje dodací lhůtu dodavatele pro každou komponentu použitou ve výrobním procesu. Při porovnání systému sestavení produktu s inventářem v systému bere v úvahu dodací lhůtu dodavatele a generuje požadavek na objednávku pro všechny komponenty, které je třeba objednat. Většina výrobních zařízení pracuje v prostředí JIT (just-in-time), což znamená, že systém plánuje, aby komponenty dorazily těsně před tím, kdy jsou potřebné pro výrobní operaci. Tento proces snižuje množství potřebného skladového prostoru a snižuje množství kapitálu svázaného v inventáři.

Výsledná žádost o objednávku je potom odeslána dodavatelům komponent prostřednictvím oddělení nákupu. Jak dodavatelé potvrdí ceny komponent, minimální množství objednávky a dodací lhůtu, tým nákupu vydá pevnou objednávku. Objednávka je závazný dokument, který zaručuje, že dodavatel bude zaplacen při dodání.